Chương 5 Tư duy hướng kết quả với Tư duy hướng hành động
“Những người có bản tính cầu toàn, và những người không chấp nhận những điều thiếu sót, sẽ giương cao biểu ngữ tiến bộ, sẽ đặt ra những tiêu chuẩn và lý tưởng cho những người khác.”
- ORISON SWETT MARDEN
Một bước ngoặt lớn khác trong đời tôi xảy ra vào những năm tôi 20 tuổi, khi tôi nhìn xung quanh và nhận ra rằng rất nhiều người cỡ tuổi tôi dường như đang sống và làm việc tốt hơn tôi rất nhiều. Họ mặc đồ đẹp hơn, có những công việc tốt hơn, và lái những chiếc xe thời thượng hơn, nhiều người thậm chí còn có nhà riêng và đã lập gia đình.
Trong khi đó, tôi lái một chiếc xe cũ kỹ, mặc đồ cũ, làm công việc bán hàng, lúc nào cũng băn khoăn về giá cả và lo lắng về tiền bạc. Sống như vậy thật không thú vị.
Bước ngoặt của tôi xuất hiện khi tôi bắt đầu tự hỏi, “Tại sao một số người lại thành đạt hơn những người khác?” Câu hỏi này đã thay đổi cuộc đời tôi. Nó đưa tôi vào một cuộc tìm kiếm bất tận để tìm câu trả lời. Trong Kinh Thánh có nói, “Cứ tìm thì sẽ thấy... [vì] ai tìm thì sẽ thấy.” Điều này hóa ra lại đúng với tôi. Khi tôi bắt đầu hỏi câu này, các câu trả lời bắt đầu đến với tôi, giống như mạt sắt hút về phía nam châm.
Kiếm nhiều tiền hơn
Về mặt tiền bạc, câu trả lời rất đơn giản và rõ ràng. Những người được trả lương cao có năng suất làm việc cao. Họ sử dụng thời gian hiệu quả hơn người bình thường. Họ làm ra ngày càng nhiều kết quả tốt hơn, người ta sẵn lòng bỏ tiền mua chúng. Họ dành ngày càng nhiều thời gian để tạo ra ngày càng nhiều thứ có giá trị hơn.
Câu hỏi đặt ra là: Tài sản tài chính quý giá nhất của bạn là gì? Lần đầu nghe câu hỏi này, tôi không rõ về câu trả lời. Sau đó tôi phát hiện ra đó chính là “khả năng kiếm tiền” của bạn. Khả năng kiếm tiền của bạn là tài sản tài chính quý giá nhất của bạn.
Bạn có thể mất việc, nhà cửa, xe cộ và tất cả các khoản tiết kiệm và đầu tư, và có thể phải ra đứng đường với túi quần áo trên lưng. Nhưng bạn có thể kiếm lại toàn bộ và hơn thế, miễn là bạn vẫn còn khả năng kiếm tiền. Chuyện này từng xảy ra rất nhiều lần với rất nhiều người đến mức nó gần như trở thành một truyền thuyết thành thị.
Tại sao giám đốc của các công ty trong bảng xếp hạng Fortune 500 lại kiếm được hơn mười triệu đô la mỗi năm? Đó là bởi họ đã phát triển khả năng kiếm tiền đến mức họ có thể đạt được những kết quả mang lại lợi nhuận cho công ty đôi khi là lớn hơn hàng trăm lần mức lương của họ. Các công ty rất sẵn lòng trả cho họ gần như bất cứ số tiền nào vì họ đã chứng minh được khả năng tạo ra lợi nhuận hàng triệu, thậm chí là hàng tỷ đô la. Và nếu họ mất việc vì bất cứ lý do gì, họ sẽ ngay lập tức được một công ty lớn khác trọng dụng và được trả 10 triệu đô la trở lên mỗi năm.
Định nghĩa khả năng kiếm tiền
Khả năng kiếm tiền là khả năng bạn đạt được các kết quả mà người ta sẽ trả tiền cho bạn để có được nó. Đó không phải khả năng đi làm, bỏ thời gian và “chơi ngoan với các bạn khác”. Đó là khả năng hoàn thành công việc một cách mau lẹ và đáng tin cậy, đúng hạn và phù hợp với dự toán.
Suy cho cùng, khả năng hoàn thành nhiệm vụ một cách nhất quán và đáng tin là yếu tố khiến bạn trở thành một nhân viên có giá trị và không thể thiếu đối với tổ chức của bạn.
Tất cả thành công trong công việc đều gói gọn trong một kết quả đơn giản: hoàn thành nhiệm vụ.
Những người giỏi nhất phát huy được khả năng hoàn thành những nhiệm vụ ngày càng to lớn, ngày càng có giá trị. Họ xây dựng danh tiếng là “người được tín nhiệm”.
Người ta sẽ nói, “Nếu anh muốn công việc được hoàn thành thật nhanh và hoàn hảo, cứ giao cho anh ấy/cô ấy.”
Gia nhập 20% giỏi nhất
Quy tắc 80/20 có vẻ áp dụng được trong công việc. 20% số người đang thăng tiến rất nhanh, không ngừng nâng cao giá trị của bản thân, tiến lên phía trước và kiếm nhiều tiền hơn. 80% nhân sự trong tất cả các lĩnh vực lại là những kẻ cơ hội. Họ đến nơi làm việc muộn nhất có thể và rời chỗ làm sớm nhất có thể. Trong giờ làm việc, họ sử dụng thời gian rất kém so với những người thăng tiến nhanh.
Theo Robert Half International, 50% thời gian làm việc bị sử dụng lãng phí. Hầu hết thời gian làm việc bị lãng phí trong các câu chuyện phiếm nhàn rỗi với đồng nghiệp. Họ lãng phí thời gian vì không ngừng sử dụng các thiết bị điện tử, trả lời e-mail, chốc chốc lại lên mạng xã hội, trả lời tin nhắn và các cuộc điện thoại. Người bình thường, bao gồm cả các giám đốc, kiểm tra e-mail 45 lần một ngày.
Người ta lãng phí thời gian bằng cách đi muộn, về sớm, kéo dài chầu cà phê và giờ nghỉ trưa. Họ đọc báo, lo việc riêng, và thường làm việc với hiệu suất thấp.
Căn nguyên của hiệu suất thấp
Tại sao lại như vậy? Đây chủ yếu là kết quả của những thói quen được hình thành từ sớm. Đứa trẻ được tiếp xúc lần đầu với “cơ quan” là lần đầu tiên đến trường. Xung quanh đứa trẻ là những bạn nhỏ cùng độ tuổi. Bạn làm gì với những đứa trẻ đồng trang lứa? Bạn chơi!
Từ năm hay sáu tuổi, trường học trở thành nơi vui chơi chính cho trẻ em. Qua nhiều năm, đứa trẻ lớn lên với hệ thống trường học, chủ yếu tập trung vào tương tác xã hội và chơi với các bạn khác, trước giờ học, trong giờ học, sau giờ học, và những ngày cuối tuần.
Sau đó người thanh niên ra trường và lần đầu tiên đi làm. Điều đầu tiên anh ta thấy khi nhìn quanh chỗ làm mới là những người khác đồng trang lứa với anh ta. Bạn làm gì với những người đồng trang lứa? Bạn chơi!
Ảnh hưởng của thói quen
Theo thói quen, gần như là tự động, nơi làm việc trở thành phần mở rộng của trường học. Nó trở thành nơi vui chơi chính cho người trưởng thành. Có ước tính rằng tới khoảng 11 giờ trưa, người bình thường mới thực sự bắt đầu làm việc rồi bắt đầu chểnh mảng và kết thúc ngày làm việc vào khoảng 3 giờ 30 phút chiều. Trong khoảng thời gian đó, anh ta dành phần lớn thời gian để chơi với bạn bè. Nhưng chuyện này không dành cho bạn.
Chỉ những người có tương lai không mấy xán lạn hoặc không có tương lai mới lãng phí thời gian và chơi với bạn bè cả ngày. Nhưng bạn thì khác. Bạn coi thành công và thành tựu trong công việc như bàn đạp để thực hiện mục tiêu và giành được mọi thứ bạn muốn trong đời.
Làm việc trong suốt thời gian làm việc
Đây là quy tắc: Làm việc trong suốt thời gian làm việc. Khi bạn đi làm, hãy làm việc. Đừng chơi với đồng nghiệp, kiểm tra e-mail 5 phút một lần, đọc báo, hay làm việc riêng. Hãy làm việc trong suốt thời gian làm việc. Nếu bạn thực sự nghiêm túc với ý định đạt được thành quả, hãy bắt đầu sớm hơn một chút. Trong ngày, hãy làm việc chăm chỉ hơn một chút. Ở lại muộn hơn một chút. Hãy tăng tốc lên. Tiến nhanh hơn. Hãy chú tâm vào những nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn. Đừng lãng phí thời gian.
Nếu ai đó muốn nói chuyện với bạn, bạn hãy nói, “Tôi muốn nói chuyện với bạn, nhưng bây giờ tôi phải quay lại làm việc.”
Câu nói này sẽ khiến mọi người im bặt ngay lập tức. Làm sao họ có thể ngăn cản bạn “quay lại làm việc”? Hãy nói với họ rằng bạn rất vui được nói chuyện với họ sau giờ làm việc hoặc vào cuối tuần. Trong khi đó, hãy tự nhủ câu thần chú “Quay lại làm việc! Quay lại làm việc! Quay lại làm việc!”
Mục tiêu của bạn, là xây dựng danh tiếng như người chăm chỉ nhất trong công ty.
Hãy làm việc trong suốt thời gian làm việc.
Bạn đang làm việc khi nào?
Nhiều người nghĩ rằng bởi vì họ đang ở nơi làm việc thì họ thật sự đang làm việc. Nhưng bạn chỉ đang làm việc khi bạn đang bắt đầu và đang hoàn thành những nhiệm vụ quan trọng. Bạn chỉ đang làm việc khi bạn đang gặt hái những kết quả mà công ty muốn và cần để tạo ra doanh thu và giá trị. Những người giỏi nhất dành thật nhiều thời gian cho những việc có giá trị cao hơn. Người bình thường dành nhiều hoặc dành hầu hết thời gian cho những hoạt động ít giá trị hoặc không hề có giá trị.
Tất cả các bài giảng, sách vở, và các khóa học về quản lý thời gian được truyền đạt để giúp bạn tự hỏi và trả lời câu hỏi, “Bây giờ sử dụng thời gian vào việc gì là hữu ích nhất?” Khả năng hỏi và trả lời chính xác câu hỏi này, và làm chính việc mà bạn cho là đáng dành thời gian nhất, sẽ quyết định thành công của bạn trong sự nghiệp hơn bất kỳ nhân tố đơn lẻ nào khác.
Bắt đầu và tiếp tục cố gắng
Bạn có thể sử dụng một loạt các chiến lược, chiến thuật, phương pháp và kỹ thuật để bắt đầu và tiếp tục cho đến khi hoàn thành nhiệm vụ quan trọng nhất. Để quản lý thời gian một cách hiệu quả và đạt được các kết quả tối đa, bạn hãy bắt đầu với những mục tiêu rõ ràng mà bạn đã cam kết.
Sau đây là một số câu hỏi quan trọng nhất mà bạn có thể hỏi và trả lời thường xuyên:
1. Mình đang nỗ lực làm việc gì?
2. Mình đang nỗ lực thực hiện nó như thế nào?
3. Nó tiến triển thế nào? Mình sẽ nhận được kết quả mong muốn chứ?
4. Các giả định của mình là gì?
5. Nếu các giả định của mình trong lĩnh vực này là sai thì sao?
6. Liệu có cách nào tốt hơn để đạt được kết quả mà mình muốn không?
7. Nếu mình bắt đầu làm lại việc này, mình sẽ làm gì khác đi?
Một khi bạn đã thông suốt về mục đích hay mục tiêu quan trọng, ưu tiên hàng đầu của mình, mỗi ngày bạn có thể sử dụng một loạt các phương pháp và kỹ thuật đã được chứng minh để hoàn thành nhiệm vụ quan trọng nhất đúng hạn.
Công cụ quản lý thời gian
Công cụ quản lý thời gian mạnh mẽ nhất là một danh sách. Bạn bắt đầu với (những) mục tiêu chính rồi lập danh mục cho tất cả những việc bạn cần làm để đạt được mục tiêu đó. Ở nơi làm việc, bạn bắt đầu với một danh sách tất cả những việc bạn muốn hoàn thành ngày hôm đó.
Lý tưởng nhất là bạn nên lập danh sách công việc từ đêm hôm trước, vào cuối ngày làm việc. Khi bạn lên kế hoạch một ngày từ đêm hôm trước, thực tế là bạn đang thiết lập một loạt các mục tiêu nhỏ cho ngày hôm sau. Việc viết vào buổi tối sẽ cho phép siêu thức của bạn xử lý danh sách các mục tiêu nhỏ trong khi bạn ngủ. Bạn sẽ thường xuyên thức dậy với những ý tưởng và hiểu biết sâu sắc mà bạn có thể sử dụng để những công việc quan trọng nhất được thực hiện nhiều hơn và nhanh hơn.
Nếu bạn không thể lập danh sách từ tối hôm trước, việc đầu tiên bạn làm vào buổi sáng, trước hết, là lên kế hoạch một ngày trên giấy. Lập danh sách tất cả những việc bạn định hoàn thành trong ngày hôm đó. Từ chối tất cả những việc mà bạn không viết trong danh sách, dù là một cuộc điện thoại.
Chính việc làm việc theo danh sách sẽ làm tăng năng suất của bạn lên 25% đến 50% ngay từ ngày đầu tiên.
Đừng kiểm tra E-mail
Tự ép mình không được kiểm tra e-mail mỗi khi thức giấc. Bạn có thể nhân đôi và nhân ba năng suất bằng cách cai nghiện những thiết bị điện tử, đặc biệt là e-mail. Thay vào đó, quyết tâm chỉ kiểm tra e-mail hai lần mỗi ngày, vào 11 giờ trưa và 3 giờ chiều. Tắt âm báo e-mail mới trên máy tính. Đừng cho phép bản thân trở thành nô lệ cho bất kỳ người nào đang nói chuyện với bạn về những vấn đề mà thường có thể để sau, thậm chí là rất lâu sau.
Đặt ra các ưu tiên trong danh sách
Khi bạn đã chuẩn bị danh sách, “phác thảo” một ngày, bạn hãy đặt ra những ưu tiên trong danh sách theo ba cách khác nhau trước khi bắt tay vào việc. Đây là một kỷ luật hay thói quen khác mà có thể làm tăng đáng kể năng suất và hiệu suất làm việc của bạn.
Đầu tiên, hãy áp dụng quy tắc 80/20 cho các nhiệm vụ và hoạt động hằng ngày của bạn. Hãy nhớ rằng 80% kết quả của bạn là do 20% công việc trong danh sách quyết định. Nếu bạn có mười việc phải làm trong một ngày, hai việc trong số đó sẽ có giá trị hơn tám việc kia cộng lại. Đó là những việc gì?
Phương pháp ABCDE
Hãy sử dụng phương pháp ABCDE để phân loại nhiệm vụ của bạn. Hãy vận dụng ý tưởng “hệ quả” vào từng hành động. Trong quản lý thời gian, những việc quan trọng sẽ có những hệ quả tiềm tàng nghiêm trọng. Những việc không quan trọng có hệ quả không đáng ngại hoặc không có hệ quả nào. Hãy nghĩ trước khi làm.
A = Phải làm - sẽ có những hệ quả tiềm tàng nghiêm trọng nếu bạn làm hoặc không làm nhiệm vụ này. Hãy viết chữ A bên cạnh những việc quan trọng nhất trong danh sách của bạn.
B = Nên làm - có những hệ quả không đáng ngại nếu bạn làm hoặc không làm việc này, nhưng không quan trọng bằng các nhiệm vụ A.
C = Làm thì tốt - nhưng không thể có hệ quả gì nếu bạn uống một chầu cà phê, nói chuyện phiếm với đồng nghiệp, hay sử dụng mạng xã hội.
D = Bàn giao - bạn nên bàn giao tất cả những việc có thể, dù là những việc mà bạn yêu thích, để có thêm thời gian làm một vài việc mà bạn có thể làm tốt nhất và là việc quan trọng nhất.
E = Loại bỏ - cân nhắc dừng làm tất cả những nhiệm vụ và hoạt động ít giá trị/vô giá trị.
Khi bạn đã viết xong các chữ cái bên cạnh mỗi nhiệm vụ, xem xét tỉ mỉ và ghi A-1, A-2, A-3 bên cạnh các nhiệm vụ A quan trọng nhất. Sau đó làm tương tự với B-1, B-2, B-3, vân vân.
Nguyên tắc là bạn không được làm nhiệm vụ B trong khi chưa hoàn thành nhiệm vụ A. Hãy bắt tay vào làm nhiệm vụ A-1 ngay lập tức. Một khi bạn đã quyết định xong thứ tự ưu tiên, tất cả các việc khác trong danh sách đều là phí thời gian so với nhiệm vụ A-1.
Hãy thực hành quy tắc 70%. Nếu ai đó có thể làm tốt việc này bằng 70% so với bạn, hãy bàn giao nhiệm vụ này cho người đó. Vì vùng an toàn nên chúng ta trở nên quen làm những việc ít giá trị hoặc vô giá trị mà ta đã từng làm trong quá khứ nhưng hiện không còn quan trọng đối với kết quả mà ta mong muốn đạt được.
Hãy tập trung vào từng nhiệm vụ A cho tới khi hoàn thành.
Quy tắc ba việc
Một trong những công cụ quản lý thời gian mạnh mẽ và hiệu quả nhất nằm trong Quy tắc ba việc. Quy tắc này nói rằng chỉ có ba nhiệm vụ bạn làm chiếm tới 90% giá trị bạn đóng góp cho công ty và cho bản thân. Mọi việc khác bạn làm rơi vào 10% còn lại.
Với các khách hàng của tôi, tôi bảo họ lập danh sách tất cả các nhiệm vụ lớn nhỏ mà họ làm trong thời gian một tuần hay một tháng. Cuối cùng hầu hết mọi người có 20 đến 30 việc. Một số người quay trở lại với danh sách gồm 50 đến 60 việc! Khi bạn đã có danh sách công việc, hãy tự hỏi bản thân ba câu hỏi thần kỳ:
1. Nếu mình chỉ có thể làm một việc trong danh sách này, suốt cả ngày, việc nào sẽ đóng góp giá trị lớn nhất cho công ty và bản thân mình?
Câu trả lời này luôn luôn hiện ra ngay lập tức. Nó luôn rõ ràng và hiển nhiên.
Và bạn phải biết câu trả lời này, dù nó có là gì đi nữa.
Bạn không thể làm việc một cách năng suất nếu bạn không hiểu thấu việc hữu ích nhất bạn có thể làm.
Biến việc chính trở thành việc chính
Khi tôi thực hiện bài tập lập kế hoạch chiến lược với giám đốc của một công ty lớn, ông ấy cảm thấy ông biết khá rõ về việc quan trọng nhất mình có thể làm suốt cả ngày. Nhưng khi chúng tôi bàn luận sâu hơn, thì ra ông ấy đã hoàn toàn sai. Đó là một nhiệm vụ quan trọng, chắc chắn, nhưng đó không phải nhiệm vụ ông ấy phải làm. Việc đáng để ông dành thời gian nhất là việc nào đó hoàn toàn khác.
Phát hiện này đã thay đổi sự nghiệp của ông và hướng đi của công ty. Trong 12 tháng sau, tất cả mọi người đều thực hành Quy tắc ba việc, công ty đã nhân đôi doanh số và lợi nhuận.
2. Giờ thì hãy tự hỏi, “Nếu mình chỉ có thể làm hai việc trong danh sách, suốt cả ngày, việc thứ hai sẽ là gì?”
Việc này không phải lúc nào cũng dễ xác định. Thường thì bạn sẽ cần phải ngồi lại với sếp và các đồng nghiệp để hỏi ý kiến của họ. Không có gì là lạ nếu bạn kết luận rằng việc này quan trọng hơn, nhưng sếp và các đồng nghiệp lại cho rằng việc khác quan trọng hơn nhiều.
3. Giờ hãy hỏi bản thân câu hỏi thần kỳ thứ ba, “Nếu mình chỉ có thể làm ba việc trong danh sách, suốt cả ngày, việc quan trọng thứ ba sẽ là gì?”
Một lần nữa, nếu bạn không chắc chắn, hãy hỏi mọi người xung quanh. Với một số người, câu trả lời đã rõ ràng ngay khi bạn đặt câu hỏi. Với những người khác, câu trả lời lại mù mờ. Nhưng bạn phải biết câu trả lời cho những câu hỏi này. Nếu không, bạn có nguy cơ sẽ lãng phí thời gian vào những việc có ít giá trị hoặc thậm chí là không hề có chút giá trị nào.
Bốn hệ luận của Quy tắc ba việc
Một khi bạn đã xác định được “ba việc hệ trọng” của mình, hãy áp dụng công thức đơn giản này để nhân đôi và nhân ba năng suất của mình:
1. Làm ít việc đi. Sự thật là bạn sẽ không bao giờ bắt kịp được công việc. Bạn sẽ không bao giờ có thể làm tất cả mọi việc mà bạn phải làm. Cách duy nhất mà bạn có thể kiểm soát đời mình là ngừng làm những việc có giá trị thấp.
2. Làm những việc quan trọng hơn. Hãy xử lý một hoặc vài trong số ba nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn.
3. Dành nhiều thời gian hơn cho những nhiệm vụ quan trọng nhất. Hãy dành cả ngày để làm những việc đó nếu bạn có thể.
4. Đạt được những thành quả tốt hơn ở mỗi nhiệm vụ quan trọng nhất. Không ngừng học hỏi và cải thiện bản thân là những nhân tố thiết yếu đối với thành công của bạn, nhưng trong những lĩnh vực nào? Câu trả lời là: Hãy đạt được những thành quả cao hơn trong những nhiệm vụ quan trọng nhất.
Những câu hỏi đặt ra
Một trong những câu hỏi về quản lý thời gian hay nhất là: “Nhiệm vụ nào, nếu mình làm đặc biệt xuất sắc, sẽ tạo ra khác biệt tích cực nhất trong công việc?”
Luôn luôn có một câu trả lời cho câu hỏi này. Việc mà bạn, và chỉ bạn, nếu làm tốt sẽ tạo ra khác biệt thực sự là gì? Dù câu trả lời của bạn là gì, bạn cũng nên thường xuyên làm việc đó. Đây sẽ gần như luôn là một trong “ba việc hệ trọng” của bạn.
Hãy xem lại danh sách các hoạt động trong ngày và tự hỏi câu này: “Nếu mình sắp được điều đi công tác trong một tháng và chỉ có thể làm một việc trong danh sách này, mình sẽ chắc chắn muốn hoàn thành nhiệm vụ nào?”
Dù câu trả lời của bạn là gì thì đó cũng có thể là việc mà bạn nên bắt đầu xử lý đầu tiên vào buổi sáng.
Vượt qua sự trì hoãn
Khả năng vượt qua sự trì hoãn và bắt tay vào nhiệm vụ quan trọng nhất là một trong những kỷ luật tốt nhất mà bạn có thể rèn luyện.
Tình cờ là, tất cả mọi người đều trì hoãn. Những người làm việc năng suất cao cũng như những người kém năng suất. Sự khác biệt là gì? Câu trả lời là những người có năng suất cao trì hoãn những nhiệm vụ có giá trị thấp. Họ vận dụng “sự trì hoãn sáng tạo”. Họ chủ tâm quyết định làm những việc đó sau.
Những người kém năng suất thì trì hoãn những nhiệm vụ mang giá trị cao - một số nhiệm vụ có thể tạo sự khác biệt hoàn toàn cho công ty và cho sự nghiệp của họ.
Sau đây là một số cách đã được chứng minh có thể loại bỏ sự trì hoãn:
1. Trước khi bắt đầu, lập danh sách tất cả những việc bạn phải làm mỗi ngày. Chúng ta đã nói kỹ càng về vấn đề này rồi.
2. Chọn ra nhiệm vụ quan trọng nhất, và tạo danh sách tất cả các bước bạn có thể thực hiện để hoàn thành nhiệm vụ đó.
3. Áp dụng phương pháp cắt lát salami. Cắt một phần trong nhiệm vụ lớn ra và chỉ làm phần đó. Thường thì cách này sẽ đưa bạn vào guồng, và sự trì hoãn của bạn sẽ biến mất.
4. Thử dùng kỹ thuật đánh cờ theo hệ Thụy Sĩ. Chọn một phần việc trong nhiệm vụ chính, và quyết tâm hoàn thành nó ngay lập tức. Thường thì điều này sẽ phá vỡ sự trì hoãn và tạo đà cho bạn làm việc lớn hơn.
5. Tự thưởng cho mình. Hãy tặng cho mình một phần thưởng cụ thể, chẳng hạn như một tách cà phê hay nghỉ ngơi đôi chút vì đã hoàn thành một trong những nhiệm vụ nhỏ trong danh sách.
6. Làm việc trong vòng 10 phút. Thay vì lo lắng phải hoàn thành toàn bộ nhiệm vụ, hãy làm thật nhiệt huyết trong mười phút để bắt đầu.
7. Hãy chuẩn bị đầy đủ mọi thứ khi bắt đầu. Chính việc chuẩn bị bắt tay vào làm việc sẽ tự động giúp bạn khởi đầu trơn tru.
8. Áp dụng quy tắc 80/20 với nhiệm vụ lớn. Quy tắc này nói rằng 20% đầu tiên của nhiệm vụ thường chứa 80% giá trị của toàn bộ công việc. Quyết tâm làm 20% đầu tiên và bạn sẽ vượt qua được sự trì hoãn khi làm nhiệm vụ đó.
Để làm được việc này, có lẽ kỹ thuật quản lý thời gian mạnh mẽ nhất là “tự thân vận động”.
Chìa khóa thành công trong công việc của bạn là hoàn thành nhiệm vụ.
Điều này nghĩa là một khi bạn đã bắt đầu xử lý nhiệm vụ quan trọng nhất, hãy ép bản thân tập trung 100% lên nhiệm vụ đó cho tới khi hoàn thành.
Khởi đầu suôn sẻ là xong một nửa
Thói quen bắt đầu và hoàn thành nhiệm vụ quan trọng nhất vào ngay đầu giờ sáng sẽ thay đổi cuộc đời bạn. Khi hoàn thành nhiệm vụ, hoóc-môn endorphin, “liều thuốc vui vẻ” tự nhiên trong não của bạn sẽ tiết ra. Các endorphin này làm tăng sức sáng tạo, cải thiện tính cách, tạo động lực, và tiếp thêm năng lượng cho bạn. Chúng khiến bạn cảm thấy mạnh mẽ và năng suất hơn.
Khi bạn bắt đầu và hoàn thành một nhiệm vụ quan trọng vào đầu giờ sáng, bạn sẽ đưa mình vào trạng thái “tập trung cao độ”. Suốt một ngày, bạn thực sự hoạt động ở một mức cao hơn, hoàn thành công việc nhiều hơn và nhanh hơn, với một chất lượng cao hơn.
Tập trung vào kết quả
Hãy liên tục tự hỏi, “Mình mong đợi những thành quả gì?”
Và trong số tất cả các thành quả mà bạn có thể đạt được, đâu là thành quả quan trọng nhất mà bạn cần đạt được thật nhanh chóng và tốt đẹp để tạo ra khác biệt lớn nhất cho sự nghiệp của bạn?
Dù câu trả lời của bạn có là gì, hãy bắt tay vào nhiệm vụ đó ngay lập tức, và tiếp tục cho tới khi hoàn thành. Việc rèn luyện được thói quen này sẽ nhanh chóng đưa bạn vào hàng ngũ những người có năng suất cao nhất trong công ty bạn và ngành của bạn.
Các bài thực hành
1. Hãy suy nghĩ trên trang giấy. Viết ra mọi thứ. Luôn luôn làm việc dựa theo danh sách, hoặc hay hơn, là một danh mục liệt kê.
2. Xác định “ba việc hệ trọng” của bạn, những việc này sẽ tương ứng với 90% giá trị đóng góp cho công ty và cho bản thân bạn.
3. Tự ép mình lập tức bắt đầu làm những việc hữu ích nhất mỗi buổi sáng, rồi kiên trì cho tới khi nhiệm vụ đó hoàn thành 100%.