Vệ sinh email

Vẻ đẹp của một hộp thư trống là một thứ đáng chú ý. Nó mang lại cảm giác thanh thản, bình yên rất đỗi tuyệt vời. Ngược lại, một hộp thư tràn ngập các công việc, các cuộc gọi khẩn cấp phải trả lời, các thứ để đọc... Ôi, thật hỗn loạn, căng thẳng, gây cảm giác ức chế biết bao!

Một người bạn gần đây đã viết:

“Giúp với! Tôi bị chìm ngập trong email!”

Giống như lúc bạn đang trong nước vậy. Hãy tìm cách nào để đưa đầu của bạn ngoi lên mặt nước trước, rồi sau đó tìm cách để bạn an toàn leo lên mặt đất khô ráo, an toàn.

Ngoi đầu lên mặt nước

Bạn cần cho mình một ít không gian để hít thở. Một hộp thư đầy ngập quả thật rắc rối, và bạn không biết bắt đầu từ đâu. Vì thế là nơi chúng ta sẽ bắt đầu:

1. Tạo ra một thư mục “hành động” hoặc dán nhãn trong email của bạn. Đây là nơi bạn sẽ lưu trữ bất cứ email nào bạn cần phải giải quyết (có thể chia nhỏ thêm thành nhóm các email cần trả lời, cần sắp xếp, tùy cách mà bạn muốn).

2. Chọn ra những email quan trọng nhất. Kiểm tra hộp thư của bạn và chọn ra 10-15 email cần giải quyết khẩn cấp nhất, sắp xếp chúng trong thư mục mới này. Nếu bạn không thực hiện các phần dưới đây ngay lập tức, ít nhất bạn có thể làm từ thư mục này ngay bây giờ.

3. Lưu trữ tạm thời. Giờ hãy tạo ra một thư mục “tạm thời”. Chuyển mọi thứ vẫn còn ở trong hộp thư của bạn sang thư mục tạm thời. Bạn sẽ chuyển những thứ đó đi và không lo lắng về chúng vào lúc này. Chúng ta sẽ xử lý chúng sau, nhưng giờ thì chúng ta đã có một chút không gian để thở.

4. Thiết lập một chính sách mới. Mọi email mới tới sẽ làm theo quy tắc ở phần tiếp theo. Không còn để cho hộp thư của bạn chồng chất lên nữa.

Những email mới

Vậy phải làm gì với những email mới tới? Thiết lập một số quy tắc và quyết tâm thực hiện ngay lập tức:

1. Xử lý bắt đầu từ trên xuống. Khi bạn mở hộp thư, xử lý email một cách triệt để. Bắt đầu với các email trên đầu hộp thư của bạn. Làm theo một trong các hành động sau đây, theo thứ tự ưu tiên: (1) xóa (tự do); (2) lưu trữ (trong trường hợp bạn muốn xem đến nó sau này); (3) trả lời ngắn gọn (trong vòng bốn câu hoặc ít hơn) và sau đó lưu trữ; (4) đặt vào danh sách việc phải làm của bạn (nếu bạn không có danh sách này, hãy bắt đầu lên một danh sách từ bây giờ), sau đó xếp chúng trong thư mục “hành động”. Thư mục cuối cùng bao gồm những trả lời dài (thật ra nên ngắn gọn nhất có thể). Nếu bạn thực hiện một trong bốn hành đồng này, bạn sẽ xử lý được mọi email.

2. Chuyển đến email tiếp theo và xử lý nhanh chóng, cứ tiếp tục như vậy. Đừng mất nhiều hơn 20 giây cho bất cứ một email nào, thậm chí bạn cũng nên làm tương tự nếu bạn đang trả lời nhanh hoặc thêm mục vào Danh sách phải làm. Nếu bạn xử lý email nhanh chóng, bạn sẽ kiểm tra xong hộp thư chỉ trong vài phút.

3. Chỉ khi đã xử lý xong những việc trên, bạn mới bắt đầu cần bận tâm về những mục phải làm. Bạn có thể chọn xử lý chúng ngay lập tức hoặc để sau này. Đừng bắt đầu thực hiện những việc phải làm khi bạn đang xử lý email.

4. Những bản tin, v.v... Bạn sẽ không bao giờ đọc hết tất cả những bản tin, lưu ý từ các dịch vụ, danh mục sản phẩm từ các công ty, và các thứ tương tự như vậy. Chúng thường xuyên được gửi đến hộp thư của bạn. Do vậy hãy vào thư mục “tạm thời” của bạn và xóa tất cả những thứ đó ngay lập tức. Tất cả. Bất cứ khi nào có email mới đến – những email không phải từ những người thật sự gửi trực tiếp đến cho bạn – bạn sẽ di chuyển đến cuối email và nhấn vào đường liên kết “ngừng đăng ký”. Mọi bản tin trong đó phải có một đường liên kết “ngừng đăng ký” – nếu không, hãy đánh dấu nó là thư rác. Chỉ mất 10 giây để ấn chuột vào đường liên kết “ngừng đăng ký” và sau đó đi đến trang mới, nhấn nút hủy bỏ đăng ký. Nếu bạn làm như thế với từng cái một, bạn sẽ sớm nhận được ít email hơn.

Tuân theo bốn quy tắc trên, bạn sẽ không bao giờ có một hộp thư đầy ắp nữa.

Ngăn cơn lũ lại

Được rồi, từ giờ bạn đã có cảm giác mọi thứ dễ quản lý hơn một chút. Bây giờ hãy thiết lập một chính sách lâu dài để bạn nhận được ít email hơn.

Đây là những gì phải làm:

1. Hủy đăng ký mọi thứ. Điều này đã được đề cập đến ở phần trên, nhưng trong trường hợp bạn bỏ lỡ điều đó, quay trở lại và đọc mục bản tin. Bạn không cần các bản tin làm ngập lụt hộp thư.

2. Ngừng gửi đi quá nhiều email. Càng gửi nhiều email, bạn sẽ càng nhận lại nhiều. Thế nên hãy sử dụng email càng ít càng tốt. Gọi cho người khác nếu có thể, hoặc đi bộ và trò chuyện với họ. Nếu những điều đó không thực hiện được, hãy xem liệu bạn có thể tự giải quyết không. Gửi email và không yêu cầu đáp trả lại.

3. Gửi những email ngắn hơn. Việc này cũng tương tự như tiếp nhận và xử lý email, và bạn sẽ mất ít thời gian hơn để viết chúng. Thử giới hạn trong bốn câu hoặc ít hơn.

4. Ít kiểm tra email. Đặt ra thời gian mỗi ngày, chỉ kiểm tra email vào những thời gian nhất định. Khi bạn kiểm tra email, hãy xử lý hộp thư của bạn cho đến lúc nó trống, sử dụng các quy tắc ở trên.

5. Lọc thông báo. Nếu có những thông báo bạn muốn xem, hãy tạo ra một thư mục hoặc dán nhãn cho chúng, cũng có thể tạo ra một bộ lọc (chức năng này trong Gmail rất tuyệt) để những thông báo sẽ đi thẳng đến thư mục /nhãn đó và bỏ qua hộp thư đến.

6. Đưa ra các quy tắc. Đưa các nguyên tắc của bạn lên website hoặc gửi những quy tắc đó đến những người bạn làm việc cùng. Những quy tắc này nhằm mục đích giảm số lượng yêu cầu bạn nhận được. Ví dụ, nếu những yêu cầu gửi tới cho bạn đáng lẽ ra phải được gửi cho ai đó khác, hãy đặt điều đó vào trong quy tắc của mình. Nếu mọi người có thể giải quyết mọi việc thông qua kênh khác ngoài email, đặt nó trong quy tắc. Cố gắng giải quyết các loại email phổ biến nhất, và tìm ra giải pháp để bạn không phải trả lời tất cả.

7. Đưa lên các câu hỏi thường gặp. Tương tự, nếu bạn nhận được một loạt các câu hỏi thường gặp, hãy đưa ra các câu hỏi công khai để bạn không phải lập lại câu trả lời bằng email. Nó giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian.

Xử lý những email cũ

Bạn sẽ muốn trở lại với thư mục “tạm thời” của bạn, khi có thời gian, và bắt đầu xử lý chúng. Dưới đây là vài bước giúp thực hiện:

1. Xử lý từng ít một nếu bạn có quá nhiều việc phải làm ngay lúc này. Chỉ xử lý trong năm phút, sau đó quay trở lại sau.

2. Khi bạn xử lý, làm theo quy tắc xử lý hộp thư của bạn ở trên (dưới phần “email mới”). Bắt đầu từ trên xuống, giải quyết nhanh từng email, loại nó ra khỏi thư mục tạm thời nhanh nhất có thể.

3. Cho mình thoải mái xóa hàng loạt email. Nếu bạn biết mình không bao giờ trả lời hoặc làm việc với những email đó, chỉ cần kiểm tra một loạt và xóa hoặc lưu trữ chúng. Bạn có thể làm một lần theo cách này. Hãy cảm thấy thoải mái khi xóa chúng đi – và chỉ bận tâm về những gì bạn cần phải làm từ thời điểm này.