13 việc nhỏ

Không phải ai cũng có thể tiến hành những bước quyết liệt hướng tới đơn giản hóa, nhưng nếu bạn có chút tự chủ trong công việc, một vài việc nhỏ bạn thực hiện sẽ đơn giản hóa mọi thứ rất nhiều.

Nếu bạn không có được sự kiểm soát, hoặc nếu bạn phát hiện ra mình đang nghĩ: “Tôi không thể làm được những việc này”, thì vấn đề là tại sao lại không? Mọi thứ có thể không thay đổi lập tức hôm nay nhưng qua thời gian dài thì sao?

Bạn không cần làm tất cả những điều gợi ý bên dưới – hãy chọn một việc, và làm thử. Sau đó thử việc khác và xem kết quả thế nào. Trải nghiệm để tìm ra điều gì hiệu quả với bạn.

Và tận hưởng cuộc đời làm việc đơn giản.

1. Bắt đầu sớm. Bắt đầu làm việc sớm là một trong những mẹo hay. Buổi sáng rất yên tĩnh (trước khi điện thoại, các cuộc trò chuyện, và các cuộc họp làm phiền bạn). Bạn có thể làm xong rất nhiều việc trong sự yên tĩnh của sớm mai. Lúc người khác mới bắt đầu ngày làm việc, bạn đã hoàn thành xong hai hoặc ba nhiệm vụ lớn.

2. Giới hạn thời gian. Nghe thật mỉa mai, bởi vì rất nhiều người làm việc trong nhiều giờ và nghĩ họ đã làm được rất nhiều việc, làm việc năng suất hơn. Nhưng thật ra họ đang ném nhiều thời gian vào các rắc rối. Thay vì vậy, cắt bớt thời gian làm việc của bạn và đặt ra giới hạn – 6 hoặc 7 tiếng một ngày – hoàn thành những công việc cần thiết nhất của bạn trong giới hạn thời gian đó. Nếu bạn biết bạn chỉ được làm việc 6 giờ/ngày, chắc chắn bạn phải hoàn thành những nhiệm vụ quan trọng trước và ít lãng phí thời gian hơn. Giới hạn buộc bạn trở nên hiệu quả hơn.

3. Tạo ra một danh sách ngắn. Tạo ra một danh sách dài tất cả những việc bạn cần phải làm sau đó lọc ra một danh sách ngắn 1-3 việc bạn thật sự muốn hoàn thành. Với lựa chọn như thế, nếu chỉ làm xong những nhiệm vụ đó, bạn cũng sẽ cảm thấy rất tự hào về những gì bạn đã làm được trong ngày hôm nay. Bắt đầu với các nhiệm vụ quan trọng nhất, trước khi kiểm tra email hoặc lên mạng.

4. Xử lý hàng loạt các phiền nhiễu. Những thứ gì thường khiến bạn phân tâm? Phải chăng là email, blog, Twitter hay mạng xã hội khác? Đặt thời gian cho những thứ đó, vào buổi chiều là thích hợp hơn cả: từ 3-4 giờ chiều. Đừng làm những việc gây xao lãng cho bạn trước thời gian này. Bằng cách nhóm chúng vào một khoảng thời gian, bạn sẽ làm các việc khác trước, nhưng vẫn có thời gian cho các hoạt động giải trí. Một giải pháp khác là lướt qua chúng trong vòng 10 phút cuối mỗi giờ – nhưng tuân theo giới hạn 10 phút đó.

5. Viết email ngắn hơn. Nếu email lấy mất rất nhiều thời gian trong ngày của bạn, cách thay đổi đơn giản là chỉ viết trong vòng 3-4 câu/email. Điều đó sẽ tạo ra một khác biệt lớn. Đầu tiên, bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian dùng để viết hoặc trả lời email. Thứ hai, trả lời email của bạn cũng ngắn đi, đồng nghĩa bạn sẽ mất ít thời gian hơn để đọc email.

6. Giới hạn các cuộc họp. Càng ít càng tốt. Một số giám đốc điều hành cao cấp của Google chỉ tổ chức các cuộc họp trong vòng 5 phút – bất cứ ai tham gia các cuộc họp đó phải chuẩn bị tốt hơn và nói ngắn gọn. Nếu bạn có thể tránh khỏi các cuộc họp và chỉ cần xem biên bản, hoặc tìm ra một cách thay thế để truyền đạt, sẽ tiết kiệm cho bạn nhiều giờ một tuần.

7. Tự động hóa. Càng ít các nhiệm vụ lặp lại và đều đều, bạn càng có nhiều thời gian rảnh rỗi để làm các công việc sáng tạo và quan trọng. Vì vậy hãy tự động hóa bất cứ khi nào có thể: giải quyết mọi thứ lặp lại bằng các thiết bị điện tử, hoặc người khác có thể lấy thông tin từ trang web của bạn thay vì gửi email/ gọi cho bạn, hoặc sử dụng một dịch vụ tự động thanh toán các hóa đơn, gửi hàng hóa đến cho bạn, v.v...

8. Giới hạn công việc giấy tờ. Nếu các công ty hoặc tổ chức có thể số hóa công việc giấy tờ, nó sẽ tiết kiệm rất nhiều giấy, bản photo, các tập tin và đạt được hiệu quả gấp đôi. Bất cứ khi nào có thể, hãy loại bỏ các công việc trên giấy tờ thay vào đó kỹ thuật số chúng. Đó có thể trở thành một bước thay đổi dài hạn.

9. Dọn dẹp bàn làm việc. Bạn có thể hoàn thành việc này chỉ trong một vài phút. Dọn dẹp bàn làm việc. Chỉ để lại một vài thứ thật cần thiết. Những thứ khác phải được sắp xếp, đưa đến cho những người thích hợp, cho vào một nơi có thể cất lâu dài trong ngăn kéo, hoặc bỏ đi. Đưa ra những quyết định nhanh chóng, sau đó trở lại với công việc.

10. Đi ra ngoài. Nếu có thể đi ra khỏi văn phòng, sao bạn không thử tìm một nơi bình yên, nơi bạn có thể tập trung vào công việc quan trọng? Tìm một nơi bạn có thể làm việc, ngắt kết nối Internet và làm việc, sau đó mở Internet để bạn có thể vào email hoặc tải kết quả lên những trang thích hợp. Làm việc ở nhà là một lựa chọn tốt. Bạn càng có nhiều thời gian làm việc ở nhà (có thể một lần một tuần, hoặc một giờ mỗi ngày, nửa giờ mỗi ngày), càng tốt.

11. Nghỉ ngơi hít thở. Mỗi 15-20 phút, hãy rời khỏi bàn làm việc, dành một lúc để hít thở. Có thể đi bộ quanh văn phòng, chào mọi người, hoặc tốt hơn nữa, đi ra bên ngoài để có được ít không khí trong lành. Đi bộ loanh quanh, làm cho máu của bạn lưu thông, mát-xa cổ và vai nếu bạn thấy căng thẳng. Làm vài động tác chống đẩy nếu bạn muốn trở nên mạnh khỏe. Khi bạn trở lại với công việc, hãy tự nhắc nhở mình việc nào bạn muốn hoàn thành, và xua đi tất cả những thứ gây xao lãng.

12. Thực hành “nghi thức” tập trung. Mỗi một hoặc hai giờ, thực hiện một “nghi thức” tìm lại sự tập trung. Việc này có thể mất một hoặc hai phút. Bạn có thể bắt đầu bằng cách tắt các trình duyệt và các ứng dụng đang mở, đi bộ một vài phút để thanh tịnh đầu óc và giúp máu huyết lưu thông. Sau đó quay trở lại danh sách những nhiệm vụ quan trọng nhất, tìm ra những việc bạn phải hoàn thành tiếp theo. Trước khi bạn kiểm tra email lần nữa và lên mạng trở lại, làm những nhiệm vụ quan trọng trong thời gian lâu nhất có thể. Lập lại “nghi thức” tìm sự tập trung này suốt cả ngày, để đưa bản thân bạn trở về thực tại. Hít thở sâu vài lần cũng rất tốt để đưa bạn tập trung.

13. Sắp xếp quỹ thời gian lớn dành cho sáng tạo. Không phải ai cũng có thể làm điều này, nhưng khi có thể, sắp xếp quỹ thời gian khoảng 3-4 giờ trong lịch làm việc của bạn để dành cho việc sáng tạo hoặc làm việc quan trọng khác. Không dùng thời gian này cho các việc khác, và đừng để cho các cuộc hẹn hoặc các việc khác chen vào suốt thời gian này. Dứt khoát loại bỏ các thứ gây phiền nhiễu và làm công việc bạn thích, nghỉ để hít thở nếu cần thiết. Hãy thỏa sức say mê trong sự sáng tạo của bạn.