Chương 4 Ðề nghị và bắt đầu thay đổi

Trong môi trường công sở ngày nay, chúng ta thường xuyên gặp yêu cầu phải thay đổi. Thông thường, cùng một lúc, chúng ta có thể tiến hành thay đổi ở nhiều khâu trong công việc. Ở cương vị điều hành, chúng ta là người lãnh đạo thuộc cấp tiến hành thay đổi, nhưng trong nhiều tình huống khác, chúng ta là một thành viên tham gia trong quá trình cải tổ quy mô hơn trong cơ quan, tổ chức của mình.

Chúng ta muốn được nhìn nhận là người năng động, hăng hái để thúc đẩy sự thay đổi, ngay cả khi chúng ta có thể không phải là người chủ xướng hoặc lãnh đạo trong quá trình thay đổi. Khi tạo được ấn tượng tốt với tư cách là người ủng hộ tích cực cho sự cải tổ, cái nhìn của mọi người trong cơ quan, tổ chức đối với chúng ta sẽ thay đổi. Nó cũng làm chúng ta thỏa mãn trong công việc và thúc đẩy chúng ta hăng say làm việc.

Hãy xem xét tình trạng hiện tại của chúng ta với sự thay đổi. Chúng ta phải làm việc thật uyển chuyển, linh động trong quá trình thay đổi. Chúng ta cần có kế hoạch cá nhân nhằm ủng hộ và đi đầu trong quá trình cải tổ ở cơ quan, tổ chức mình, ngay cả khi chúng ta chưa phải là nhà quản lý. Để có thể thành công, chúng ta cần có quyết tâm mạnh mẽ nhằm liên tục cải tiến. Cho dù phương pháp, quy trình hoặc ý tưởng hiện hữu có tốt như thế nào đi nữa, vẫn luôn cần nghiên cứu cách tiếp cận khác hữu hiệu hơn. Câu ngạn ngữ “Nếu nó không hư thì đừng sửa” không còn chỗ đứng trong kiểu tư duy quản trị hiện đại. Chúng ta cần thay thế nó bằng cách suy nghĩ “Nếu nó vẫn đang chạy, thì có lẽ nó bị lỗi thời!” .Như đã đề cập trong chương trước, chúng ta nên xem xét mọi thứ với thái độ không hài lòng nhằm tìm cách cải thiện.

Frank Gilbreth và Lillian Gilbreth, hai trong số những nhà tiên phong về quản trị theo khoa học [1] , đã khuyến khích chúng ta tiếp tục tìm “giải pháp tốt nhất” và khi đã tìm ra nó, hãy tiếp tục tìm kiếm giải pháp tốt hơn nữa. David McClelland, một nhà tiên phong khác trong lĩnh vực tư duy quản trị, đã gọi đây là “sự thúc đẩy nhằm đạt thành tựu”. Ông đã dựa trên khái niệm rằng người ta bẩm sinh đã có mong ước đạt thành công và khi hiện thực hóa mong ước này, người ta sẽ cố gắng để vượt trội.

Thách thức chính mình

Nhiều người tận tụy làm việc và rất hài lòng với công việc của họ. Chính sự hài lòng này lại khuyến khích họ tiếp tục làm việc và luôn đề xuất những cải tiến mới.

Chúng ta không chỉ quyết tâm liên tục cải thiện cho chính mình. Nếu là trưởng phòng ban, thành công của chúng ta phụ thuộc vào thành công của nhân viên mình. Và do đó, chúng ta cũng cần đưa ra chương trình nhằm kích thích nhân viên nâng cao năng suất, chất lượng và cải tiến cách làm việc.

Stan Seifer là trợ lý cho chủ tịch công ty Frequency Electronic. Đây là hãng có 600 nhân viên và hoạt động trong lĩnh vực chế tạo thiết bị điện tử kỹ thuật cao. Không áp dụng chương trình đặc biệt gì cả, Stan chỉ đơn thuần luôn làm người ta hưng phấn về mặt tinh thần. Anh ấy đã khuyến khích mọi người cải tiến và đưa ra ý tưởng mới, thường xuyên khen ngợi những ai làm việc tốt và hun đúc tinh thần nhân viên bằng niềm hãnh diện trong công việc của họ. Và đáp lại là hàng trăm đề xuất cũng như ý tưởng mới và điều đó đã làm công ty này luôn ở vị trí hàng đầu trong ngành.

Luôn nghĩ tới khách hàng

Là hãng cung cấp dịch vụ ngân hàng cho các thành viên của mình, Lincoln Credit Union vừa có cách tiếp cận mới nhằm nghiên cứu để liên tục cải tiến hoạt động. Nhân viên của hãng thường xuyên khảo sát ý kiến khách hàng và thực hiện những đề nghị của họ. Với cách làm như vậy, Lincoln Credit Union luôn đưa ra những cải tiến có ý nghĩa đối với dịch vụ của mình. Về phần khách hàng, họ cảm thấy mình được tôn trọng và luôn trung thành với công ty này.

Cho dù mục tiêu của công ty chúng ta là cố gắng tồn tại trong giai đoạn kinh tế khó khăn, nỗ lực duy trì vị thế cạnh tranh hoặc trở thành công ty hàng đầu trong lĩnh vực của mình, chúng ta cần suy nghĩ cách liên tục đưa ra nhiều cải tiến.

Nếu muốn thay đổi, đầu tiên chúng ta nên xem xét vấn đề và cân nhắc liệu chúng ta có thể thay đổi tốt hơn hay không.

Carl Jung, nhà tâm thần học

Nghệ thuật để được sếp đánh giá cao

Chúng ta thường thất vọng khi sếp không tiếp nhận đề nghị của chúng ta một cách nghiêm túc. Để tránh tình trạng này, hãy làm cho sếp tôn trọng mình bằng cách trở thành nhân viên hữu ích, có giá trị.

Là nhân viên giỏi

Một trong những cách để được sếp đánh giá cao là thực hiện công việc của mình thật xuất sắc. Muốn vậy, chúng ta cần có trình độ chuyên môn cao. Hiển nhiên, nếu chúng ta làm việc tốt, sếp có thể sẽ cần chúng ta nhiều bởi vì chúng ta đã giúp sếp dễ dàng thực hiện công việc quản lý của họ và chúng ta cũng trở thành nhân viên có giá trị hơn đối với cơ quan, tổ chức.

Khi bắt đầu công việc đầu tiên làm trợ lý tiếp thị, Sandra đã nhờ ba của mình, một nhà quản lý thành công, khuyên làm sao để trở thành nhân viên tốt. Ông đã trả lời: “ Nhân viên tốt là người làm cho sếp của sếp mình không chỉ trích, than phiền họ.”

Thật vậy, chúng ta phải làm cho sếp của mình được khen ngợi. Điều này bắt đầu bằng cách luôn luôn cố gắng làm việc hết sức, nhưng đó chỉ là sự khởi đầu. Khi giúp cho những nhân viên làm việc còn kém trong phòng ban của mình có thể tăng năng suất, chúng ta không chỉ giúp cho toàn bộ phòng ban thành công hơn và sếp tăng uy tín, mà chúng ta còn làm mình nổi bật hơn như một nhà lãnh đạo tiềm năng.

Đoán trước nhu cầu của sếp

Khi trở về văn phòng sau chuyến tham dự Triển lãm Trang thiết bị Kinh doanh tại Trung tâm Hành chính, Gloria nói với trợ lý Steve của mình là cô ấy rất ấn tượng với máy kiểm tra thứ tự trang sách mà cô vừa xem. Vậy nên Steve đặt ra ưu tiên số một cho mình là phải tới Trung tâm Hành chính và nhìn tận mắt chiếc máy này. Anh đã lấy tài liệu và tham khảo một số máy kiểm tra thứ tự khác được trưng bày trong cuộc triển lãm đó.

Sau khi trở về văn phòng, Steve tìm hiểu trên mạng về các hãng chế tạo các thiết bị tương tự. Anh ấy đã hỏi thăm thông tin từ vài công ty đang sử dụng loại máy này về cách nó hoạt động và sau đó, tự biên soạn một tài liệu về quá trình tìm hiểu của mình.

Vài tháng sau, Gloria tới văn phòng của Steve và nói: “Steve này, lúc trước ở cuộc triển lãm, tôi thấy một máy kiểm tra thứ tự có vẻ phù hợp với nhu cầu của chúng ta. Steve thu thập thông tin về nó giúp tôi nhé.” Ngay lập tức, Steve mở ngăn kéo bàn làm việc của mình, lấy ra tài liệu do mình biên soạn và trao tận tay sếp.

Chắc chắn sẽ mất thời gian khi nghiên cứu những vấn đề không bao giờ sử dụng tới, nhưng khi làm việc với ai trong một khoảng thời gian, chúng ta bắt đầu quen dần với sở thích cũng như mối quan tâm của họ, và trong đa số trường hợp, chúng ta có thể hiểu đúng ý họ. Bằng cách đoán trước nhu cầu của sếp, không chỉ giúp ích được cho họ, mà chúng ta còn trở thành người tháo vát, năng động và có sáng kiến. Điều này giúp ích rất nhiều cho sự nghiệp của chúng ta.

Giúp sếp suy nghĩ thận trọng hơn

Ivan nổi tiếng là người hay đả phá mọi thứ. Anh ấy dường như luôn bất đồng và thường đưa ra các ý kiến hoàn toàn khác với những chính sách và thủ tục của công ty. Và Ivan từng bị sa thải hai lần ở hai công ty trước. Khi làm việc cho công ty hiện tại, anh ấy đã cố gắng ít chỉ trích hơn, nhưng bản chất rất khó thay đổi và không bao lâu sau đó, Ivan lại lớn tiếng thể hiện sự bất đồng ý kiến của mình.

Khi sếp gọi ra nói chuyện ở phòng riêng, Ivan cho rằng mình sắp bị đuổi lần nữa. Tuy nhiên, sếp của Ivan có suy nghĩ hoàn toàn khác. Sếp nói: “Ivan này, anh có thể làm người ta tức điên lên được, nhưng anh đã làm được một việc mà chưa có ai từng làm. Anh làm tôi suy nghĩ kỹ và đánh giá lại vấn đề mà tôi chưa cân nhắc thấu đáo. Anh làm tôi trở nên cẩn thận hơn. Giờ đây, nếu khéo léo hơn trong việc giao tiếp, anh có thể trở thành nhân viên hữu ích.”

Nhà lãnh đạo xuất chúng cần thuộc cấp của mình không phải là kẻ nịnh bợ, mà là những người tài giỏi và luôn thẳng thắn. Một thuộc cấp trung thực không nên ngại làm sếp nhận ra thiếu sót hoặc sai lầm có thể xảy ra trong mệnh lệnh hay cách làm việc của họ. Và như vậy, thuộc cấp không những giúp sếp điều hành tốt hơn mà còn giúp sếp cân nhắc cẩn trọng khi đưa ra ý kiến hoặc quyết định.

Bảy bước cho một kế hoạch thay đổi thành công

Để có thể khởi xướng sự thay đổi trong công ty, chúng ta cần có sự chấp thuận của ban giám đốc hoặc sếp của mình. Điều này không phải lúc nào cũng dễ có, nhưng nếu chúng ta đưa ra đề xuất bằng một kế hoạch kỹ càng, cơ hội được chấp thuận sẽ rất cao. Sau đây là phương pháp 7 bước nhằm đưa ra kế hoạch tốt:

1. Làm cho người ta nhận thức rõ ràng và chính xác tình hình hiện tại. Như đã mô tả ở phần trước của cuốn sách, bước đầu tiên để tiến hành thay đổi là có một bức tranh rõ ràng về tình hình hiện tại. Hãy nghiên cứu dữ liệu thực tế, bao gồm sản lượng, chi phí, thời gian để hoàn tất công việc… Nghiên cứu chúng kết hợp với việc “tự khảo sát” (vui lòng xem lại Chương 2) để chúng ta có thể nhận diện nguyên nhân thật sự của vấn đề và tách chúng ra khỏi những triệu chứng đó. Ngược lại, nếu chúng ta muốn tránh né vấn đề và hy vọng nó tự biến mất, thì không thể nào có thay đổi xảy ra. Nếu hệ thống, quy trình hiện tại đang cản trở sự phát triển của cơ quan, tổ chức, cần phanh phui các yếu tố gây trở ngại và làm cho người ta nhận thức được chúng. Chỉ khi đó mới có thể tiến hành các bước tiếp theo nhằm thay đổi tình hình.

2. G iới thiệu rõ ràng và hợp lý về tình hình “dự kiến”. Trình bày với ban giám đốc hoặc sếp của mình về viễn cảnh thay đổi của hệ thống, cách làm việc mới. Cần đưa ra mục tiêu có thể đạt được và được mọi người chấp thuận.

3. Đưa ra lịch trình cụ thể. Cần thiết lập mốc thời gian để hoàn tất mỗi giai đoạn của chương trình thay đổi. Tất cả những người tham gia nên đồng ý với các giai đoạn này và cam kết thực hiện. Do không phải lúc nào cũng có thể ước tính chính xác khoảng thời gian để hoàn tất cho một số vấn đề của kế hoạch, nên cần có sự uyển chuyển, linh động nào đó trong lịch trình và mọi người cần nỗ lực để thực hiện kế hoạch.

4. Xác định ngân quỹ cho kế hoạch. Việc tiến hành những cải tổ trọng đại liên quan tới nhiều hoạt động kinh doanh khác nhau đòi hỏi phải tốn kém tiền bạc. Để bảo đảm kế hoạch của chúng ta có đủ kinh phí thực hiện, cần đề nghị cung cấp một khoản ngân quỹ cho nó. Hãy cẩn thận và tính toán hợp lý các chi phí sẽ phải trang trải.

5. Công bố chiến lược rõ ràng để mọi người được biết. Tất cả nhân viên – không chỉ ban giám đốc – cần biết tiến triển của kế hoạch, do đó, cần có báo cáo định kỳ về tiến độ. Các báo cáo sẽ giúp mọi người bắt kịp việc thực hiện, kết quả, tiến độ và những chỉnh sửa, và nếu có thể, hãy chúc mừng và cảm ơn những người đã trợ giúp đặc biệt trong quá trình này.

Hoạch định là con đường rộng mở đi tới đích. Nếu không biết đang đi đâu, làm sao bạn có thể mong mình đi tới đó?

Basil S. Walsh, tác giả

6. Đưa ra tiêu chuẩn đánh giá cho kế hoạch. Để theo dõi tiến độ, cần thiết lập hệ thống đánh giá. Trên thực tế, hiện có nhiều tiêu chuẩn khác nhau. Hãy nghiên cứu tiêu chuẩn nào thích hợp nhất với loại thay đổi và tích hợp nó vào lịch trình của kế hoạch này.

7. Liên tục tiếp nhận ý kiến đóng góp. Kế hoạch thay đổi mang tính động nên không bao giờ là bất biến. Khi thực thi kế hoạch, những người tham gia có khả năng thấy được những vấn đề mới, có những ý tưởng và nghĩ ra cách tiếp cận mới. Do đó, để kế hoạch thành công, hãy khuyến khích mọi người đưa ra đề xuất và khuyến cáo.

Chìa khóa của sự thành công là khả năng thích nghi. Người ta thường đánh giá thấp khả năng thay đổi của mình. Làm công việc khó đòi hỏi phải có thời gian. Công việc của nhà lãnh đạo là giúp người ta thấy được tiềm năng của mình.

John Porter, nhạc sĩ

Gia tăng cơ hội thành công

Vì việc thử nghiệm điều gì mới thường dẫn đến tâm lý chống đối, chúng ta cần ủng hộ các nỗ lực khởi xướng cho sự thay đổi. Những mẹo sau đây có thể giúp chúng ta tiến hành quá trình cải tổ được suôn sẻ.

1. Xây dựng đội ngũ đặc biệt. Đây là lực lượng nòng cốt trong công ty nhằm đảm trách xuyên suốt quá trình thay đổi này. Cần tuyển chọn những cá nhân từ mọi cấp bậc, mà không chỉ là từ ban giám đốc. Hãy chọn các nhà lãnh đạo chính thức cũng như những người có tầm ảnh hưởng cao như quản đốc nhà máy.

Trên thực tế, trong hầu hết cơ quan, tổ chức, có những người tuy không phải ở vị trí điều hành một cách chính thức nhưng tiếng nói của họ cũng có sức ảnh hưởng. Họ thường là những nhân viên kỳ cựu được các nhân viên khác kính trọng và họ có thể tác động tới suy nghĩ và hành động của người khác. Nếu tranh thủ được sự tôn trọng và ủng hộ của họ, cơ hội thành công của chúng ta sẽ hầu như là 100%.

Cách tốt nhất để đạt được sự ủng hộ của những nhà lãnh đạo phi chính thức này là tranh thủ lôi kéo họ từ lúc bắt đầu. Hãy nhận diện và tạo mối quan hệ tốt với họ thật sớm trong quá trình thay đổi và khuyến khích họ đóng góp vào việc hoạch định. Điều quan trọng nhất là làm họ tin tưởng và đừng bao giờ thất hứa với họ. Những nhà lãnh đạo phi chính thức này thường có những ý tưởng và đề nghị tốt. Trong những công ty quản lý yếu kém, ban giám đốc thường coi các nhà lãnh đạo phi chính thức vốn hay bất đồng quan điểm với họ như là… kẻ thù và là đối tượng cần phải khống chế. Điều đó thường khiến những người này trở nên “kín đáo” hơn và trở thành cái gai trong mắt sếp của họ. Thay vì coi họ như kẻ phá rối, nên coi những người có sức ảnh hưởng này là những người thông minh và có năng lực. Và thay vì đối chọi với họ, hãy đưa họ vào quá trình thay đổi và coi họ là những đối tác.

Nếu những nhà lãnh đạo phi chính thức này nhiệt tình với quá trình thay đổi, điều đó sẽ giúp lan tỏa ra toàn bộ cơ quan, tổ chức. Bằng cách coi họ như đối tác, chúng ta sẽ biến những đối thủ này thành người ủng hộ chân thành, cũng như biến thù thành bạn. Khi tập hợp được nhiều nhân viên như vậy, khả năng thành công trở nên rất cao.

2. Truyền đạt tầm quan trọng về tầm nhìn của chúng ta. Hãy làm cho mỗi nhân viên hiểu và có trách nhiệm với quá trình thay đổi mà chúng ta đang tiến hành. Đội ngũ nòng cốt sẽ làm mẫu về vai trò thực hiện. Hãy giải thích tầm quan trọng của việc này đối với công ty.

3. Hãy lắng nghe nhân viên. Như đã thảo luận ở trên, lắng nghe là yếu tố cần thiết để thành công, nhưng chúng ta nên thực hiện một bước xa hơn nữa. Tổ chức những buổi họp với tất cả nhân viên, tái cam kết với họ rằng họ sẽ không bị trù dập với bất cứ lời nói và ý kiến bất đồng nào. Thông báo và tuân thủ chính sách mở rộng cửa – lắng nghe mà không phê bình các ý kiến đóng góp.

4. Bảo đảm tôn trọng tất cả cá nhân. Ở môi trường làm việc theo kiểu mệnh lệnh, nhân viên cảm thấy mình bị thiếu tôn trọng. Và xét cho cùng, ngay cả quyết định dù nhỏ nhặt nhất cũng đều vì nhân viên. Hãy để cho mỗi cá nhân biết rằng họ đóng góp cho công ty nhiều như thế nào. Cần khuyến khích và khen ngợi họ. Khi trục trặc phát sinh, đừng trầm trọng hóa sự việc. Hãy làm mọi người bớt chú ý vào cá nhân đó và tập trung vào sự việc gây ra sự cố.

5. Tạo các nhóm chức năng hỗn hợp. Trước đây, chúng ta muốn nhân viên chỉ thuần túy là nhân viên. Nhưng giờ đây, chúng ta mong muốn họ là những người đóng góp. Các nhóm chức năng hỗn hợp có thể thuận tiện trong việc thảo luận và giải quyết vấn đề khi nó phát sinh. Khi đó, nhân viên không chỉ cảm thấy mình có giá trị và được tôn trọng hơn, mà họ cũng học được cách tôn trọng các cộng sự mới. (Chi tiết hơn về việc xây dựng nhóm sẽ được thảo luận trong Chương 5.) Dĩ nhiên, đây mới chỉ là sự khởi đầu. Thách thức khó khăn nhất nằm ở chỗ duy trì được sự cam kết, quyết tâm này khi công ty đối mặt với những cuộc khủng hoảng. Tuy nhiên, chúng ta phải chống lại thói quen quay trở lại kiểu làm việc cũ. Khi kiên nhẫn, chúng ta sẽ thu hoạch kết quả tốt.

6. Nỗ lực hết sức mình. Chúng ta hãy xem xét trường hợp sau đây: Darlene Thompson thích thú với những công nghệ mới trợ giúp trong việc chẩn đoán và điều trị bệnh. Là trợ lý cho y tá tại bệnh viện Mercy, cô chỉ quan sát mà không trực tiếp vận hành những trang thiết bị mới này. Khi có cơ hội, Darlene đi xuống khoa đang sử dụng thiết bị này. Cô nói chuyện với kỹ thuật viên và được mượn tài liệu để nghiên cứu.

Darlene đặc biệt quan tâm tới cách sử dụng máy siêu âm, vốn được dùng để chẩn đoán các rối loạn trong cơ thể. Darlene đã ghi danh theo học một chương trình huấn luyện, được cấp bằng Kỹ thuật viên siêu âm và chẩn đoán y khoa và được thuyên chuyển sang làm công việc này toàn thời gian. Trên thực tế, hầu hết những người đạt bằng cấp này đều thỏa mãn khi làm công việc đó, nhưng Darlene lại muốn tiến bộ nhiều hơn nữa. Cô muốn trở thành một kỹ thuật viên xuất sắc. Darlene tiếp tục nghiên cứu và tình nguyện tham gia những dự án đặc biệt cùng với các bác sĩ đang sử dụng thiết bị này. Chỉ trong thời gian tương đối ngắn, Darlene đã là một kỹ thuật viên siêu âm thành thạo nhất trong bệnh viện này và gặt hái thành công trong nghề nghiệp của mình. Cô đã đề nghị tuyển dụng thêm hai nhân viên nữa và huấn luyện cho họ. Nhằm bảo đảm hai thực tập sinh này được huấn luyện hữu hiệu và nhanh chóng, Darlene đưa ra một kế hoạch huấn luyện. Và khi soạn thảo kế hoạch này, cô buộc phải nghiên cứu chu đáo nhiều kỹ thuật mà chính cô đã từng áp dụng. Darlene nhớ lại một số phương pháp khác mà cô chưa từng áp dụng trong những năm qua và nghĩ ra một số ý tưởng mới. Khi bắt đầu huấn luyện, việc tương tác giữa Darlene và thực tập sinh đã kích thích cô nâng cao cách thực hiện và gia tăng năng suất của mình.

7. Liên tục suy nghĩ và thử nghiệm ý tưởng mới. Những nhà vô địch không bao giờ nói: “Không thể thực hiện được!”. Ngược lại, họ luôn cố gắng tìm mọi cách vượt qua trở ngại. Thậm chí các vận động viên không phải lúc nào cũng có thể giành chiến thắng, nhưng họ nỗ lực hết sức mình trong tập luyện để leo lên đỉnh vinh quang.

Norman Strauss, nhà thầu sơn công nghiệp ở thành phố New York, Mỹ, đang đối mặt với một vấn đề nan giải. Thời hạn nộp hồ sơ dự thầu công trình sơn cho Madison Square Garden, một đấu trường thể thao trong nhà lớn nhất ở New York, sẽ kết thúc vào cuối tuần. Vấn đề khó khăn nhất là việc sơn trần nhà của sân vận động này. Nó cao khoảng 30m so với tầng thứ nhất. Cách thông thường để vươn tới trần này là xây dựng hệ thống nền ống (pipe platform) để các thợ sơn đứng trên đó và xịt sơn. Chi phí xây dựng cho hệ thống này cũng tương tự với những nhà thầu khác. Cách duy nhất để giảm giá thầu là tìm cách nào đó để sơn trần nhà mà không phải xây dựng hệ thống nền ống. Ai cũng biết rằng điều này là không thể, nhưng Norman Strauss đã không dễ dàng bỏ cuộc. Anh ấy tin rằng để thành công người ta phải không bao giờ ngừng suy nghĩ và thử nghiệm cách giải quyết vấn đề.

Một buổi tối trên đường đi về nhà, Norman đã chú ý một công ty điện lực đang sơn lại đèn đường ở trên cao. Để vươn tới đèn đường đó, họ sử dụng một xe cần trục, tức xe tải với một máy nâng để có thể đưa người ta lên nhiều cao độ khác nhau. Norman đã tự hỏi: “Tại sao mình không dùng máy nâng để đưa thợ sơn lên trần nhà của sân vận động?”. Và trong ngày hôm sau, việc nghiên cứu đã đưa ra một giải pháp khả thi và rất kinh tế. Chính vì vậy, Norman đã có thể đưa ra giá thầu thấp hơn nhiều so với các đối thủ và giành được hợp đồng sơn cho công trình đó.

8. Hãy nhớ rằng tự học hỏi là việc luôn tiếp diễn. Không bao giờ ngừng học hỏi cho dù đạt được khả năng chuyên môn nào đó. Cho dù có thành công như thế nào đi nữa, các vận động viên xuất sắc vẫn liên tục tập luyện. Họ hiểu rằng nhu cầu huấn luyện là không bao giờ ngừng.

Sam Fredericks là nhân viên kinh doanh thành công. Hàng năm, Sam tham gia ít nhất một khóa huấn luyện về bán hàng hoặc về sản phẩm. Hàng tuần, Sam sắp xếp thời gian để đọc sách và xem hoặc nghe băng huấn luyện. Kết quả là Sam liên tục nâng cao cách phục vụ khách hàng và gia tăng doanh số.

9. Hãy hướng dẫn cho người khác về chương trình mới của chúng ta. Một cách để gia tăng cơ hội thành công là hướng dẫn cho người khác. Khi hướng dẫn, chúng ta không những xem xét vấn đề một cách có hệ thống và củng cố những gì mình đang làm, mà còn có dịp học hỏi từ học viên của mình. Những câu hỏi và đề nghị của họ giúp chúng ta có thêm kiến thức trong lĩnh vực đó.

10. Hoạch định đầy đủ cho quá trình thay đổi trong công sở. Trước khi bắt đầu công việc này, điều cần thiết là cần cân nhắc kỹ càng. Người thành công lúc nào cũng suy nghĩ cẩn thận cách thực hiện công việc trước khi bắt tay vào.

Khi tiến hành thay đổi dù ở bất cứ giai đoạn nào, cần dành nhiều thời gian để hoạch định cho công việc. Ngay cả trước khi thực hiện cuộc gọi chào hàng, nhân viên kinh doanh thành công suy nghĩ kỹ càng tất cả khả năng có thể xảy ra và cách xử lý chúng. Chúng ta cũng phải cân nhắc cẩn thận mọi trường hợp có thể xảy ra trước khi tiến hành thay đổi.

Học hỏi nhân viên kinh doanh thành công

Cho dù có năng lực như thế nào đi nữa, trừ phi có thể thuyết phục người khác về ý tưởng của mình, chúng ta sẽ khó thành công. Khả năng này là rất cần thiết, chẳng hạn khi cần thuyết phục sếp áp dụng đề nghị của chúng ta, thuyết phục các cộng sự hợp tác trong dự án, thuyết phục thuộc cấp nỗ lực nhiều hơn. Nếu thành thật tin vào điều chúng ta đang thuyết phục, chúng ta dễ dàng truyền niềm tin đó tới người khác.

Khi giám đốc nhân sự của hãng Sweet Sixteen Cosmetics là Jennifer Deane nghiên cứu thời gian làm việc của nhân viên, cô nhận thấy cần phải làm gì đó nhằm chấn chỉnh tình trạng đi làm trễ vốn ngày càng gia tăng. Trước đó, việc phạt tiền những nhân viên đến trễ đã không có tác dụng nhiều và kế hoạch trao phần thưởng cho những người có thành tích xuất sắc cũng không cải thiện gì nhiều. Và một năm sau đó, cô đã đề nghị giờ làm việc linh động nhằm thay thế cho giờ làm việc cố định nhưng sếp đã bác bỏ. Giờ đây, làm thế nào cô có thể đưa ra ý tưởng này một lần nữa và thay đổi suy nghĩ của sếp?

Thuyết phục ý tưởng không khác nhiều với việc thuyết phục để bán sản phẩm hoặc dịch vụ. Bằng cách học hỏi theo phương pháp của những nhân viên kinh doanh thành công, chúng ta có thể thuyết phục người khác chấp nhận ý tưởng của mình. Trên thực tế, bước đầu tiên của bất cứ hoạt động kinh doanh nào là cần chuẩn bị kỹ càng. Không có nhân viên kinh doanh nào tiến hành chào hàng mà không cẩn thận chuẩn bị.

Việc bán hàng phụ thuộc vào thái độ của người bán hàng, không phải thái độ của người mua hàng tiềm năng.

W. Clement Stone, doanh nhân

Làm ý tưởng rõ ràng

Giống như nhân viên kinh doanh phải hiểu rõ sản phẩm của họ nhằm có thể bán được hàng, chúng ta cũng phải hiểu rõ ý tưởng mà chúng ta muốn thuyết phục người khác. Trước khi Jennifer đề cập về ý tưởng giờ làm việc linh động với sếp, cô ấy nên hiểu rõ về tính khả thi và khả năng thành công của nó. Jennifer nên đọc các tài liệu về đề tài này, tham khảo cách thực hiện ở những công ty khác và thăm dò trước phản ứng của một số nhân viên nếu công ty áp dụng kiểu làm việc theo giờ linh động này.

Nếu ý tưởng có một số khả năng xảy ra, hãy nghiên cứu và phân tích những khả năng này. Hầu hết ý tưởng nào cũng có mặt hạn chế và trở ngại. Hãy tìm hiểu những khuyết điểm của nó và cách thức vượt qua.

Khi đã phân tích về đề tài đó rồi, hãy xác định ý tưởng này có ưu điểm gì so với ý tưởng cùng loại khác. Khi nghiên cứu kinh nghiệm của những công ty sử dụng chương trình giờ làm việc linh động, Jennifer nhận thấy họ đã giảm được tình trạng nhân viên đi trễ. Cô cũng nhận ra rằng sản lượng không bị thuyên giảm, ngay cả khi nhân viên không làm việc cùng giờ với nhau. Họ cũng dễ dàng tuyển dụng những nhân viên mới, đặc biệt là những người có con còn nhỏ. Jennifer đã trình lên sếp những dữ liệu mà cô thu thập được và nói: “Điểm nổi bật của giờ làm việc linh động là nó có thể kết hợp nhiều lợi ích: giảm được tình trạng nhân viên đến trễ mà không làm giảm sản lượng và dễ dàng thu hút nhiều nhân viên lành nghề đến với công ty mình.”

Nó có lợi gì đối với người mua?

Mỗi nhân viên kinh doanh đều hiểu được một câu hỏi quan trọng đối với bất cứ người mua hàng nào: “Nó có lợi gì cho tôi?” Đúng vậy, công ty sẽ hưởng lợi gì khi chấp nhận ý tưởng của chúng ta? Hầu hết các sếp đều quan tâm tới tính thực tế, vì vậy chúng ta phải chứng minh được ý tưởng của mình sinh lợi ra sao.

Nếu đang thuyết phục người mà chúng ta đang làm việc chung và biết rõ họ, chẳng hạn sếp trực tiếp, chúng ta nên hiểu được mối quan tâm của họ là gì. Hãy điều chỉnh phần trình bày của mình sao cho phù hợp với mối quan tâm của họ. Nếu được như vậy, chúng ta làm gia tăng khả năng thuyết phục người khác.

Tuy nhiên, nếu người mà chúng ta đang định thuyết phục là một người hoàn toàn lạ, điều quan trọng là cần tìm hiểu mối quan tâm thật sự của họ là gì? Để làm được điều này, chúng ta cần chuẩn bị một số câu hỏi để có thể tìm hiểu mối quan tâm thật sự của họ. Thông qua một số người từng làm việc với người này, hãy khám phá về họ. Hãy cố gắng gặp người này trước khi trình bày ý tưởng và đặt câu hỏi nhằm có thể hiểu thêm họ. Với câu hỏi trực tiếp như: “Với hoạt động như vậy, anh/ chị mong muốn đạt được điều gì?”, “Mục tiêu của anh/ chị trong năm nay là gì?” và câu hỏi gián tiếp như: “Thành tựu nào trong quá khứ làm anh/ chị thỏa mãn nhất? Tại sao?”, chúng ta có thể điều chỉnh phần trình bày của mình sao cho phù hợp với từng cá nhân để thuyết phục họ. Hãy lắng nghe cẩn thận câu trả lời của họ và chọn ra điều gì thật sự làm họ hào hứng nhất.

Đưa ra dẫn chứng

Nhân viên kinh doanh xuất sắc luôn chuẩn bị sẵn dẫn chứng, dữ liệu để chứng minh cho quan điểm của mình. Để thuyết phục, dẫn chứng hay nhất là kinh nghiệm của các cơ quan, tổ chức khác từng áp dụng thành công. Jennifer đã liên hệ một số công ty trong cộng đồng từng áp dụng chương trình làm việc với giờ linh động trong nhiều năm qua và có được những dữ liệu về lợi ích đáng kể từ đó. Cô cũng tìm hiểu một số vấn đề mà họ gặp phải và cách họ khắc phục như thế nào. Khi nghiên cứu đầy đủ những mặt tích cực và tiêu cực của chương trình làm việc với giờ linh động, Jennifer đã có thể chuẩn bị đối phó với khả năng phản bác mà sếp có thể đưa ra và đưa ra lý lẽ để bảo vệ ý tưởng của mình.

Mang lại lợi ích rõ ràng

Chỉ có lý lẽ mà thôi thì hiếm khi thuyết phục được người khác. Nhân viên kinh doanh cần cho thấy được những lý lẽ đó mang lại lợi ích gì cho khách hàng. Khi chuẩn bị thuyết phục người khác, hãy liệt kê những lập luận của ý tưởng trên một cột và tương ứng trên cột bên kia là lợi ích mà nó mang lại cho người ta.

Ý tưởng về giờ làm việc linh động của Jennifer như sau:

Lập luận

- Giảm tình trạng nhân viên đi trễ khoảng 80%

- Nâng cao tinh thần làm việc

- Thu hút nhân viên giỏi

Lợi ích

- Tiết kiệm được 2.300 USD/tháng

- Giảm tình trạng nhân viên nghỉ việc

- Tăng sản lượng

Bằng cách cho thấy ý tưởng của chúng ta đáp ứng được nhu cầu của đối phương, phần trình bày của chúng ta sẽ trở nên rõ ràng và mang tính thuyết phục cao. Không ai muốn bị “ép mua”. Mọi người muốn thấy rằng sản phẩm chào hàng chính là cái họ muốn mua. Bằng cách chứng minh cho đối phương thấy ý tưởng của chúng ta phù hợp với điều họ thật sự cần, chúng ta có nhiều khả năng được họ chấp nhận.

Giờ đây, khi đã sẵn sàng dữ liệu và đang chuẩn bị phần trình bày ý tưởng nhằm thuyết phục sếp, chúng ta cần để ý một chi tiết. Nếu hiểu rõ đối phương, chúng ta nên biết họ thích dạng trình bày thông tin như thế nào. Một số người thích trình bày dữ liệu ở dạng biểu đồ, đồ thị, nhưng có người lại thích lý lẽ vững chắc hoặc đưa ra ví dụ. Khi sử dụng định dạng mà họ thích, chúng ta càng dễ dàng thuyết phục họ hơn nữa.

Thu hút sự chú ý

Nhân viên kinh doanh thường tạo sự chú ý của khách hàng tiềm năng bằng cách nhận xét về cách trang trí văn phòng hoặc bức tranh trên tường hay những vật dụng nào đó. Khi làm việc với ai, tốt nhất là hãy bắt đầu bằng vấn đề mà chúng ta biết họ quan tâm. Nếu họ chỉ quan tâm tới việc kinh doanh, hãy bắt đầu ngay với chuyện kinh doanh. Chẳng hạn, Jennifer đã mở đầu như sau: “Sếp Doug, tôi biết sếp ngày càng quan tâm tới năng suất lao động. Như sếp biết đó, một trong những nguyên nhân của vấn đề này là chúng ta đang gặp khó khăn trong việc tuyển dụng nhân viên lành nghề. Nếu có cách tuyển dụng được họ, sếp sẽ quan tâm tới vấn đề đó, phải không?”. Câu trả lời của Doug chỉ có thể là “Đúng vậy.” Và sau đó, Jennifer trình bày cho sếp thấy ưu thế của ý tưởng của cô và thu hút sự chú ý ngay lập tức. Giờ đây, Jennifer tiếp tục bám sát điều đó nhằm xác định được mối quan tâm đặc biệt của sếp Doug.

Đặt câu hỏi và lắng nghe câu trả lời

Mặc dù đã làm việc với Doug nên Jennifer biết sếp thật sự quan tâm tới điều gì, nhưng cô nên chuẩn bị đặt những câu hỏi về mục tiêu của ông ấy. Nếu làm việc với người mà chúng ta chưa biết rõ, phần trao đổi ý kiến này là quan trọng nhất. Chúng ta cần tìm hiểu được điều gì là hệ trọng nhất đối với họ. Bạn có thể biết được với người này, mối bận tâm chủ yếu là làm sao tiết kiệm được chi phí, và với người kia, họ có thể quan tâm nhiều về việc chương trình mới sẽ có tác động như thế nào tới hình ảnh của họ…

Nhiều người rất nóng lòng thuyết phục người khác trong khi họ chưa thật sự chú ý tìm hiểu đối phương muốn gì. Một số nhân viên kinh doanh cho rằng bởi vì giá sản phẩm của họ thấp hơn giá bán của đối thủ trên thị trường, nên họ cố nhấn mạnh vào việc tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, họ không chú ý tới mối quan ngại của khách hàng về chất lượng sản phẩm hay tâm lý cho rằng hàng rẻ tiền chưa chắc tốt. Chúng ta nên tránh giả định rằng mối quan tâm của đối phương là giống với chúng ta. Hãy chú tâm lắng nghe phần trả lời đối với câu hỏi của mình và để ý tới những ẩn ý có thể giúp chúng ta nhận ra mối quan tâm thật sự của đối phương.

Đưa ra dẫn chứng

Khi chuẩn bị, chúng ta nên thu thập nhiều dẫn chứng nhằm ủng hộ cho ý tưởng của mình. Một khi biết rõ sếp thật sự cần gì, chúng ta có thể đưa ra dẫn chứng sao cho phù hợp với mong muốn của họ. Jennifer hiểu sếp Doug của mình là người có tính thực dụng. Vì vậy, sếp sẽ không chấp nhận sự mơ hồ và rất thích sự kiện và số liệu. Cô cũng biết ông ấy sẽ đánh giá các dự án dựa trên chi phí. Để thuyết phục sếp về giờ làm việc linh động, Jennifer cần chứng minh cho ông ấy cách làm việc này đã có tác dụng ở những công ty khác như thế nào và nó mang lại lợi ích gì.

Jennifer nói với sếp Doug: “Thưa sếp, tôi đã thảo luận với Hilary Hendricks, giám đốc nhân sự của hãng Fitrite Shoes. Công ty này đã áp dụng chương trình làm việc với giờ linh động từ ba năm trước. Cô ấy cho biết rằng họ đã giảm được tình trạng nhân viên đi trễ khoảng 80%, tiết kiệm được 2.300 USD/tháng. Hơn nữa, chương trình này đã giúp họ tuyển dụng được những nhân viên có năng lực và giảm đáng kể số nhân viên nghỉ việc.”

Đối phó với khả năng phản bác

Nhân viên kinh doanh không hề ngại bị từ chối. Điều đó giúp họ xác định khách hàng tiềm năng thật sự muốn gì, giúp họ nhận diện được vấn đề và gia tăng cơ hội bán hàng. Nhân viên kinh doanh xuất sắc đoán trước được khả năng từ chối có thể có và chuẩn bị đối phó với nó. Tương tự như vậy, với sếp, chúng ta nên biết họ có thể bác bỏ điều gì đối với đề nghị của mình và chuẩn bị giải pháp đối phó.

Vào năm trước, sếp Doug đã bác bỏ ý tưởng về chương trình làm việc theo giờ linh động vì ông ấy cho rằng nó làm ảnh hưởng tới việc sản xuất. Doug nói: “Nếu mọi người đi làm vào những lúc khác nhau, thì làm sao có thể phối hợp làm việc chứ? Giả sử sếp cần giải quyết việc gấp mà nhân viên đã về rồi hoặc chưa tới thì sao?”

Từ nghiên cứu của Jennifer, cô ấy đã biết được những công ty khác đối phó với những tình huống này ra sao và chuẩn bị trình bày các ưu điểm của chương trình này vượt trội so với những hạn chế của nó như thế nào.

Chấp nhận mua hàng

Có nhiều cách tiếp cận khi kết thúc giao dịch. Với nhân viên kinh doanh, họ có thể hỏi ý kiến khách hàng về các điều khoản hoặc bản hợp đồng. Tương tự như vậy, khi sếp đã đồng ý, một cách thường có ích là đề nghị sếp giúp đánh giá ý tưởng của chúng ta. Ngoài ra, trước khi trình bày cho sếp, chúng ta cũng có thể tự đánh giá ý tưởng của mình. Hãy chia tờ giấy ra làm hai cột. Đặt tên một cột là Tiêu cực và cột kia là Tích cực. Hãy liệt kê những phản đối có thể có của sếp trong cột Tiêu cực và viết ra lý lẽ bảo vệ trong cột Tích cực. Thêm vào cột Tích cực những lợi ích khác. Nếu thực hiện việc này trước ở nhà, chúng ta nên có nhiều ý tích cực hơn tiêu cực. Sau đó, hãy hỏi: “Với hai cột này, cột nào nhìn nổi trội hơn?”. Câu trả lời nên là cột Tích cực.

Một khi chúng ta có được sự đồng ý, hãy nói: “Bởi vì sếp đã đồng ý với ý tưởng này, chúng ta hãy thảo luận về cách thực hiện nó nhé...” Nếu sếp cần sự phê chuẩn của cấp trên nữa, hãy đề nghị rằng chúng ta sẽ rất vui khi trợ giúp sếp chuẩn bị cho phần trình bày này.

Bằng cách học hỏi cách làm việc của nhân viên kinh doanh thành công và khi đã chuẩn bị chu đáo, chúng ta có thể trình bày ý tưởng và thuyết phục cấp trên nhằm đề xuất thay đổi trong công ty. Qua đó, chúng ta có thể hài lòng khi thấy sếp chấp thuận thay đổi và cho tiến hành.

Thế giới này không thích thay đổi. Tuy nhiên, đó là việc duy nhất giúp chúng ta tiến bộ.

Charles Kettering, nhà phát minh

Khi không thích công việc được giao

Thỉnh thoảng, người ta có thể không thích công việc được giao. Đó có thể vì nó không hợp sở thích, chán ngắt hoặc tẻ nhạt. Dĩ nhiên, tình trạng này sẽ không xảy ra khi chúng ta gặp công việc mình yêu thích. Lúc này, chúng ta cần ứng xử ra sao?

Hãy chứng tỏ mình là một nhân viên chuyên nghiệp bằng cách sẵn lòng thực hiện công việc được chỉ định. Khi thấy chúng ta hoàn thành tốt công việc mà sếp biết chúng ta không thích, chúng ta sẽ có thể được giao công việc hấp dẫn hơn trong tương lai. Hãy nhớ điều này khi chúng ta trải qua giai đoạn khó khăn bằng cách sử dụng những cách sau đây:

Đừng kỳ vọng sự khen ngợi

Mới đây Diane đã nghỉ việc sau 20 năm gắn bó với công ty. Đúng là trong buổi tiệc chia tay, cô đã khóc, nhưng không phải vì nhớ cộng sự, mà bởi vì trong 20 năm qua, Diane không nhận ra được họ đã tôn trọng và đánh giá cao công việc của cô như thế nào. Diane tiếc nuối: “Nếu hiểu được điều đó, thì tôi sẽ không ra đi.”

Thật không may, việc không khen ngợi là chuyện khá phổ biến trong môi trường công sở. Nhiều vị sếp cho rằng do chúng ta đã lãnh lương tương xứng và việc này là đủ để thể hiện sự đánh giá cao của công ty rồi. Chúng ta biết thực tế này là không đúng. Trong một số trường hợp, lời nói cảm ơn, sự khen ngợi đôi khi lại có giá trị hơn tiền thưởng. Nhưng chúng ta không thể nào thay đổi được văn hóa này trong một sớm một chiều. Và tương tự như vậy, khi được giao công việc chúng ta không thích, đừng nghĩ rằng chúng ta bị sếp ghét bỏ hoặc do công việc trước đây của mình làm sếp không hài lòng. Trừ phi sếp nói khác, hai vấn đề này chẳng liên quan gì với nhau.

Đừng chỉ trích, lên án hay than phiền

Dale Carnegie đã xem đây là nguyên tắc cơ bản nhằm có được mối quan hệ tốt. Khi bị đưa vào dự án này, chúng ta có thể nghĩ rằng sếp đã giao việc không đúng và phạm phải sai lầm. Thậm chí chúng ta cũng có thể muốn chỉ trích cả dự án đó vì nó gây tốn kém thời gian và tiền bạc. Điều này không chỉ làm chúng ta mất động lực làm việc, mà còn làm chúng ta thêm mất uy tín trong công sở. Cho dù ghét công việc như thế nào đi nữa, bây giờ là lúc bỏ qua chuyện đó và bắt tay vào công việc.

Chúng ta thừa khả năng

Có thể chúng ta cho rằng công việc được giao thấp hơn khả năng của mình. Thay vì than phiền, hãy tận dụng cơ hội này nhằm tiết kiệm tiền cho công ty bằng cách hoàn thành công việc trước thời hạn. Khi đó, chúng ta rảnh rỗi và có thể tham gia những dự án khác. Điều này cũng giúp chúng ta có cơ hội thử những phương pháp, cách làm mới nhằm tìm ra giải pháp đơn giản, tối hưu hơn. Và khi thể hiện lòng nhiệt tình như vậy, chúng ta thể hiện cho sếp thấy kỹ năng và khả năng sáng tạo của mình nhằm có thể tham gia những dự án phức tạp hơn.

Đương đầu với sự thay đổi không tránh khỏi

Chấp nhận điều không thể tránh khỏi

Chúng ta đều biết rằng mình không thể tránh khỏi sự thay đổi. Đó là một phần tất yếu trong nghề nghiệp của chúng ta. Khi nhắc nhở chính mình về điều này, chúng ta sẽ không mất thời gian vô ích khi cố gắng cưỡng lại sự thay đổi vốn không thể tránh khỏi.

Hãy thực hiện xuất sắc công việc

Một nguyên tắc cơ bản khi làm việc ở công sở là luôn luôn làm công việc của mình một cách hoàn hảo. Với tinh thần đó, nó thôi thúc chúng ta từ bên trong và hướng chúng ta tới sự bình thản đối mặt với bất cứ sự thay đổi nào. Cho dù sự thay đổi có tác động tới nghề nghiệp của mình ra sao đi nữa, chúng ta muốn nói với người khác và chính mình rằng chúng ta đã cố gắng hết sức.

Nhiệt tình với công việc

Làm sao chúng ta có thể tăng lòng nhiệt tình với công việc? Tôi thúc đẩy mình như thế nào? Tôi có thể làm gì để bảo đảm sẽ dồn hết sức mình vào công việc? Những lúc công ty tiến hành thay đổi, chúng ta cần thể hiện thái độ nhiệt tình của mình. Chúng ta làm nhiều việc hơn, làm tốt hơn và nhanh hơn. Chúng ta hoàn thành công việc của mình và cảm nhận nhiều niềm vui hơn.

Uyển chuyển, linh động trong quá trình thay đổi

Hãy nghĩ mình có khả năng mở rộng, đáp ứng và thích nghi với cái mới. Đâu có ai muốn xem mình là chậm chạp, không linh động và không thể thích nghi phải không? Có khi việc thay đổi trong công ty là không đoán trước được và chúng ta có thể bất ngờ được yêu cầu phải điều chỉnh để thích nghi. Nhằm có thể uyển chuyển, linh động đáp ứng, hãy tuân thủ những gợi ý sau đây:

• Đặt mục tiêu ngắn hạn. Trong quá trình thay đổi, hãy nghĩ về tương lai, nhưng đừng quá xa. Hãy tập trung vào các mục tiêu và công việc mà mình có thể thực hiện ngay trước mắt. Mục tiêu ngắn hạn giúp dễ dàng đánh giá kết quả hơn và càng thúc đẩy chúng ta khi thực hiện xong, cho dù kế hoạch thay đổi có bị chỉnh lại hay sửa đổi đi nữa. Khi đó, chúng ta có thể hoàn tất các mục tiêu ngắn hạn và tiếp tục tiến bước.

• Hoạt động năng nổ. Hãy nỗ lực hoàn thành công việc với kết quả tốt đẹp và đầy tính sáng tạo. Khi đó, nó lại thúc đẩy và truyền cảm hứng cho chúng ta tiếp tục công việc của mình và tham gia tốt hơn vào quá trình thay đổi.

• Phối hợp tốt với nhóm. Trong nhóm, thường có sự thay đổi về công việc, trách nhiệm và thời gian hoàn thành. Khi phối hợp tốt với các thành viên trong nhóm, chúng ta tạo nên cơ hội để uyển chuyển, linh động nhằm đạt kết quả tốt. Chúng ta trở nên hợp tác tốt hơn với người khác và ít “cố thủ” trong vùng an toàn của mình. Khi đó, chúng ta cũng nhận được sự thúc đẩy và truyền cảm hứng từ các thành viên khác trong nhóm. Điều đó giúp chúng ta có nhiều khả năng thành công khi đảm nhiệm vai trò dẫn dắt nhóm. Chúng ta sẽ thảo luận vai trò của nhóm đối với việc thay đổi trong Chương 5.

• Đưa ra nhiều kịch bản thay đổi. Cách hay nhất để có thể uyển chuyển, linh động trong quá trình thay đổi là chuẩn bị nhiều kịch bản thay đổi khác nhau. Nếu đưa ra kế hoạch cụ thể cho từng trường hợp thay đổi, chúng ta sẽ chuẩn bị tốt để tham gia quá trình thay đổi theo bất cứ cách nào. Và khi đó, chúng ta lại càng uyển chuyển, linh động hơn, tự tin hơn và có thể tự ứng phó với sự thay đổi mà không cần chờ cấp trên hướng dẫn.

• Tóm tắt

• Một yếu tố quan trọng nhằm thúc đẩy chúng ta đi tới thành công là sự quyết tâm mãnh liệt để liên tục cải thiện.

• Nhằm đạt được sự chấp thuận khi đề xuất thay đổi, trước tiên chúng ta cần thực hiện công việc của mình một cách xuất sắc. Hiển nhiên rằng nếu làm tốt công việc, sếp sẽ càng cần tới chúng ta vì việc quản lý của họ đã trở nên dễ dàng hơn và chúng ta cũng trở nên có giá trị nhiều hơn đối với cơ quan, tổ chức của mình.

• Đừng ngại làm sếp nhận thấy những sai lầm hoặc trục trặc có thể xảy ra trong mệnh lệnh hoặc cách làm việc của họ. Khi đó, chúng ta không chỉ giúp sếp điều hành tốt hơn, mà còn nâng cao khả năng để ý tưởng và đề nghị ban đầu của mình được chấp thuận.

• Trước khi đề xuất thay đổi, hãy suy nghĩ cẩn thận. Hãy cân nhắc không những mặt tích cực, mà còn xem xét tất cả tác động tiêu cực có thể xảy ra và chuẩn bị giải pháp đối phó.

• Cho dù chúng ta không đồng tình với sự thay đổi của công ty, hãy nỗ lực hết sức mình để thực hiện nhằm góp phần làm cho quá trình thay đổi diễn ra thành công.

• Khi đề xuất thay đổi, chúng ta có thể gia tăng cơ hội thành công khi tuân thủ những bước sau đây:

1. Xây dựng đội ngũ nhân viên cốt lõi từ tất cả cấp độ trong cơ quan, tổ chức để giúp chúng ta thực hiện.

2. Bảo đảm rằng mọi khía cạnh về quá trình thay đổi đều được những người có liên quan hiểu rõ.

3. Sử dụng phương pháp thích hợp để truyền đạt thông điệp của chúng ta tới những người có liên quan.

4. Khuyến khích những người tham gia đánh giá đề xuất của chúng ta.

5. Tạo ra các nhóm chức năng hỗn hợp để thảo luận và giải quyết những vấn đề có thể phát sinh.

6. Rèn luyện chính mình trong mọi khía cạnh của quá trình thay đổi để chúng ta có đủ năng lực tiến hành.

7. Nếu gặp trở ngại, đừng đầu hàng. Liên tục tìm kiếm cho tới khi nào tìm ra giải pháp.

• Cho dù có năng lực như thế nào đi nữa, trừ phi có thể thuyết phục được người khác, chúng ta khó có thể thành công. Dù đang thuyết phục sếp chấp thuận đề nghị của chúng ta, thuyết phục các cộng sự hợp tác trong dự án, thuyết phục thuộc cấp nỗ lực nhiều hơn, khả năng thuyết phục là điều cần thiết để thành công. Nếu thật sự tin tưởng vào điều chúng ta đang thuyết phục, chúng ta không khó để thuyết phục người khác.

• Bằng cách học hỏi cách làm việc của nhân viên kinh doanh thành công và đã chuẩn bị chu đáo, chúng ta có thể trình bày ý tưởng của mình và thuyết phục cấp trên tiến hành thay đổi trong công ty. Qua đó, chúng ta có thể hài lòng khi thấy sếp chấp thuận thay đổi và cho tiến hành.

[1] Quản trị theo khoa học (Scientific management) là lý thuyết về quản trị do Frederick Taylor (1856 – 1915) khởi xướng. Lý thuyết này phân tích và tổng hợp về quy trình làm việc nhằm nâng cao tính hiệu quả về mặt kinh tế, nhất là năng suất lao động – Chú thích của người dịch.