Chương 6 Giảm áp lực, căng thẳng trong quá trình thay đổi

Trong Chương 3, chúng ta đã biết được cách tự điều chỉnh để đáp ứng cho sự thay đổi trong môi trường công sở. Trong quá trình đó, nhiều người bị áp lực, căng thẳng và nếu rơi vào tình trạng này, có những cách giúp chúng ta có thể vượt qua căng thẳng để đối mặt với sự thay đổi.

Trong chương này, chúng ta tìm hiểu một số nhân tố góp phần gây ra áp lực, căng thẳng và làm thế nào chúng ta có thể giảm lo lắng và áp lực đó bằng cách thay đổi cách tiếp cận tình hình này.

Căng thẳng là gì?

Theo Viện nghiên cứu về Căng thẳng của Mỹ, hiện chưa có định nghĩa rõ ràng về căng thẳng. Và do người ta không nhất trí với nhau về căng thẳng thật sự là gì nên khó đánh giá được nó.

Mặc dù có nhiều định nghĩa khác nhau về sự căng thẳng, nhưng một định nghĩa chung nhất là: “sự căng thẳng về thể xác, tinh thần hoặc cảm xúc”. Một định nghĩa phổ biến khác của căng thẳng là: “ một tình trạng hoặc cảm nhận đã trải qua khi một người nhận ra sự đòi hỏi vượt quá khả năng của cá nhân và tập thể mà người đó có thể huy động được.”

Hầu hết mọi người đều xem tình trạng căng thẳng là nguyên nhân gây ra sự lo lắng, mệt mỏi. Tuy nhiên, căng thẳng gia tăng có thể dẫn tới năng suất tăng lên và do đó, sự căng thẳng không phải lúc nào cũng mang ý nghĩa tiêu cực. Vì vậy, định nghĩa của sự căng thẳng cũng nên xét tới “căng thẳng lành mạnh” vốn thường bị bỏ qua.

Thật vậy, Hans Selye, một chuyên gia hàng đầu về nghiên cứu căng thẳng, đã đưa ra thuật ngữ “căng thẳng có lợi” (eustress), chẳng hạn áp lực trong cuộc đua hoặc cuộc bầu cử để cố gắng giành chiến thắng. Trên thực tế, việc nỗ lực đạt được mục tiêu có thể gây căng thẳng cũng giống như khi không đạt được. Khi trình bày ý tưởng trước ban giám đốc và được chấp thuận có thể gây ra tâm lý căng thẳng giống như khi ý tưởng bị bác bỏ. Do đó, cách hiểu về sự căng thẳng nên bao gồm cả căng thẳng có lợi và căng thẳng bất lợi.

Trên thực tế, hầu hết mọi người có khuynh hướng tập trung vào những cảm nhận và cảm xúc tiêu cực do căng thẳng gây ra. Hầu như mỗi sự mô tả về căng thẳng đều nói về những phản ứng vật lý, sinh lý, sinh hóa nào đó mà người ta đã trải qua hoặc quan sát được.

Trong hầu hết công việc, thỉnh thoảng áp lực, căng thẳng phát sinh. Căng thẳng có thể là do sự cố gắng hoàn thành công việc đúng thời hạn, nỗ lực để thăng tiến, cố gắng làm hài lòng sếp khó tính hoặc những chuyện không vui ở công sở. Trong quá trình thay đổi với một số công việc, hầu hết chúng ta sẽ thấy căng thẳng gia tăng.

Đương đầu với căng thẳng

Khi cảm thấy căng thẳng, chúng ta được lợi gì? Như đã trình bày ở trên, sự căng thẳng không phải hoàn toàn là điều xấu. Áp lực, căng thẳng thường thúc đẩy chúng ta hoàn tất những việc dường như khó có thể thực hiện. Tuy nhiên, khi áp lực trở nên quá lớn, nó có thể dẫn tới sự suy yếu về thể chất và tâm lý.

Việc chấp nhận quan điểm đúng có thể biến căng thẳng bất lợi thành căng thẳng có lợi.

Hans Selye, chuyên gia nghiên cứu về căng thẳng

Thật may mắn , chúng ta có thể đương đầu với tình hình áp lực, căng thẳng bằng cách áp dụng một hoặc nhiều công cụ làm giảm căng thẳng được liệt kê bằng các mẫu tự “S-T-R-E-S-S”.

• S elf-Awareness (Tự nhận thức)

• T ender Loving Care (Chăm sóc bản thân)

• R elaxation (Thư giãn)

• E xercise (Tập thể dục)

• S ense of Humor (Óc hài hước)

• S eek Help from Others (Nhờ người khác giúp đỡ)

Tự nhận thức

Tính khí bất thường của Ben gây ra vô số chuyện rắc rối trong cuộc sống của anh ta. Ben rất dễ nổi nóng và chỉ cần bất cứ lúc nào bị một chút căng thẳng, anh ta sẽ hét vào mặt người nào ở gần mình. Tuy việc đó giúp Ben giảm căng thẳng ngay lập tức, nhưng lại gây căng thẳng cho những người xung quanh.

Khi sếp cảnh báo nếu không khắc phục tính khí đó, tương lai của Ben trong công ty là rất tối tăm, anh ta nhận ra rằng tình hình đã nghiêm trọng và cần phải hiểu rõ về sự bùng phát cơn giận dữ của mình. Ben cố gắng thử nghiệm với chính mình. Ngay sau đó, bất cứ lúc nào mấy đứa con của anh bắt đầu đánh nhau, Ben không can thiệp ngay lập tức bằng cách la mắng chúng trong tâm trạng giận dữ như trước đây. Anh ta sẽ ngưng lại một chút, giữ bình tĩnh và kêu những đứa trẻ dừng cãi cọ với giọng điệu bình thường. Ben nhận ra rằng cách mà trước đây anh từng cho rằng có thể làm giảm căng thẳng – tức là tống khứ áp lực khỏi cơ thể bằng cách la mắng người khác – không chỉ gây ra vấn đề cho họ, mà thật sự còn làm trầm trọng sự căng thẳng của chính mình. Và từ nhận thức này, Ben nỗ lực kiềm chế cơn giận của mình.

Ben tập có cái nhìn hài hước và tập chịu đựng trước cơn giận. Không chỉ giảm được những cơn giận, mà anh ta còn sẵn sàng chấp nhận các vấn đề vốn là nguyên nhân gây ra cơn nóng giận và giảm được căng thẳng trong công việc.

Căng thẳng không phải là chuyện xảy ra đối với chúng ta. Ðó là phản ứng của chúng ta trước chuyện xảy ra. Và đã là phản ứng thì chúng ta có thể quyết định chọn hay không chọn nó.

Maureen Killoran, luật sư

Chăm sóc bản thân

Việc tự chăm sóc là rất quan trọng đối với sức khỏe, và những người có sức khỏe tốt thì ít có khả năng bị căng thẳng. Chúng ta hãy xem xét trường hợp sau đây. Beverly bị dư cân, cao huyết áp nhẹ và dường như luôn bị căng thẳng. Cô bực mình với mọi thứ, thường bị nhức đầu và có một số vấn đề khác về sức khỏe. Nhìn Beverly khá luộm thuộm vì cô ít chú ý tới trang phục và ngoại hình. Beverly cho rằng tất cả vấn đề về sức khỏe và việc không quan tâm tới ngoại hình là do áp lực của công việc. Tuy nhiên, bác sĩ khuyên cô điều ngược lại: cần chăm sóc bản thân để không làm ảnh hưởng tới công việc. Cô đồng ý ăn kiêng nhằm giảm cân và hạ huyết áp. Kết quả là Beverly đã giảm cân, cảm thấy sức khỏe tốt hơn và bắt đầu quan tâm nhiều hơn tới ngoại hình. Cô thay đổi kiểu tóc và mua một số quần áo mới. Bằng cách chăm sóc, yêu quý bản thân, Beverly trở nên bớt căng thẳng và có thể đối mặt với nhiều vấn đề trong công việc mà trước đây khiến cô bị áp lực.

Không có gì mạnh hơn thói quen.

Ovid, thi sĩ

Thư giãn

Hầu hết các chuyên gia về căng thẳng đều đồng ý rằng khi người ta đang bị áp lực, thư giãn là liệu pháp có hiệu lực nhanh chóng. Hãy chọn cách thư giãn phụ thuộc vào hoàn cảnh mà căng thẳng xảy ra và phương pháp thư giãn thích hợp cho cá nhân và tình huống đó.

Khi khảo sát một nhóm gồm cả nam lẫn nữ, lúc bị áp lực, họ đã:

• Đi xem hàng hóa được bày bán.

• Tập yoga.

• Thiền định.

• Tập hít thở sâu.

• Ra ngoài trời để hít thở không khí trong lành.

• Làm công việc khác trong thời gian ngắn.

Mỗi người trong chúng ta nên chọn các hoạt động thích hợp để thư giãn sao cho có thể áp dụng khi đang làm việc. Thậm chí chỉ vài phút thư giãn có thể làm giảm áp lực, căng thẳng nhằm giúp chúng ta thoải mái quay trở lại và sẵn sàng giải quyết công việc.

Thời gian để thư giãn là khi bạn không có thời gian dành cho nó.

Sydney J. Harris, nhà báo

Tập thể dục

Tập thể dục giúp làm giảm căng thẳng và nâng cao tinh thần. Là chuyên gia tài chính làm việc tại một hãng đầu tư, mỗi ngày Steve đưa ra nhiều quyết định có thể làm lợi hoặc gây thua lỗ hàng triệu USD cho công ty. Do áp lực của công việc, mỗi khi đi làm về, anh ấy rất mệt mỏi nên có thể la mắng con cái hoặc gây gổ với vợ. Sự việc càng trầm trọng tới mức khi nghe tiếng xe ở đầu ngõ, mấy đứa trẻ lập tức chạy trốn Steve. Theo lời khuyên của tư vấn viên, anh ấy tham gia câu lạc bộ sức khỏe. Thay vì đi thẳng về nhà sau khi tan sở, giờ đây Steve chơi một ván racquetball [2] ở phòng tập thể dục. Khi quay về nhà, mọi căng thẳng trong anh ấy đều tan biến và không khí gia đình đầm ấm đã trở lại như trước đây.

Óc hài hước

Khi áp lực đè nặng, chúng ta khó có thể tìm thấy sự hài hước trong tình hình đó. Tuy nhiên, khi nhìn lại những sự việc từng khiến chúng ta bị áp lực, căng thẳng trong quá khứ, chúng ta có thể cảm thấy tức cười.

Chẳng hạn, sếp của Karen trước đó vừa khiển trách cô. Cũng dễ hiểu thôi, Karen hiểu lầm ý sếp nên đã phạm lỗi lớn trong dự án. Nhưng lẽ ra sếp cũng nên nhận ra rằng nếu trước đó sếp đã ra chỉ thị rõ ràng hơn, điều tồi tệ đã không xảy ra. Ban đầu Karen buồn bã, căng thẳng và cảm thấy mình bị đối xử bất công. Tuy nhiên, thay vì để cả ngày chìm trong cảm xúc tiêu cực, cô tự nhủ rằng sếp mình thường phản ứng thái quá và vấn đề nằm ở chỗ tính khí của sếp, mà không phải là của cô ấy. Karen nghĩ: “Không phải lúc đỏ mặt tức giận, sếp nhìn giống như… thằng ngốc hay sao?”. Rồi cô bắt đầu cười lớn. Áp lực bắt đầu thuyên giảm khi cô bắt tay vào việc khắc phục sự cố.

Nhờ người khác giúp đỡ

Đôi khi căng thẳng quá lớn và chúng ta không thể tự mình chế ngự được. Các tư vấn viên chuyên nghiệp, những chuyên gia trong lĩnh vực đặc biệt và các tu sĩ là những người có thể đưa ra lời khuyên nhủ hữu ích cho chúng ta. Chẳng hạn, khi chồng của Judith vừa qua đời, cô như người mất trí tới nỗi không thể làm việc được. Nhưng sau đó, Judith đã tìm đến chuyên gia tâm lý nhằm giúp cô vượt qua được tình hình khủng hoảng đó. Cho dù vấn đề của chúng ta có lớn như thế nào đi nữa (từ việc mất đi thân nhân cho tới việc bị bạn bè coi khinh…), chúng ta nên cân nhắc để tham vấn tư vấn viên chuyên nghiệp khi áp lực, căng thẳng trong cuộc sống đã vượt quá sức chịu đựng.

Giảm căng thẳng bằng cách kiểm soát thái độ

Thông thường áp lực, căng thẳng xuất hiện hoặc gia tăng do thái độ của chúng ta đối với tình huống phải đối mặt hoặc sự thay đổi bắt đầu diễn ra. Chúng ta có thể lo lắng về việc mình thiếu kỹ năng giải quyết công việc và có thể gây ra lỗi nghiêm trọng. Trong những buổi hội thảo của Dale Carnegie, người tham dự được hướng dẫn một số cách để không còn lo lắng nữa:

Tập trung vào hiện tại

Đừng lo lắng chuyện đã qua và cũng đừng bận tâm chuyện sắp tới. Chúng ta không thể thay đổi quá khứ. Chúng ta không thể thay đổi suy nghĩ của người khác – chẳng hạn, cách họ nhận xét về sai lầm của chúng ta trước đây. Chúng ta nên tha thứ cho chính mình và chú tâm vào sự việc cần thiết ở hiện tại.

Áp lực hay căng thẳng trong công việc đa phần xuất phát từ sự lo lắng về sự việc đã xảy ra hoặc sự việc mà chúng ta lo ngại có thể xảy ra trong tương lai. Và áp lực công việc từ những hoạt động mỗi ngày nói chung tương đối thấp hơn. Giống như chiếc tàu có những ngăn được hàn kín để không cho nước từ ngăn này tràn sang ngăn khác, chúng ta cần “niêm phong” quá khứ và tương lai. Bằng cách chú tâm vào những vấn đề của ngày hôm nay, chúng ta sẽ hoàn thành được nhiều việc hơn so với việc nghiền ngẫm quá khứ hoặc lo lắng cho tương lai. Dale Carnegie chỉ ra rằng khoảng 90% sự lo lắng là cho chuyện đã xảy ra hoặc cho vấn đề có thể hoặc không thể xảy ra trong tương lai.

Dale Carnegie cảnh báo: “Chúng ta có thể hài lòng để sống với thời gian duy nhất mà chúng ta có thể có: ngày hôm nay”. Thật vậy, nhiều nỗi lo hàng ngày bắt nguồn từ sự sợ hãi phi lý cho những sự việc có thể không xảy ra. Nếu điều lo sợ không có khả năng xảy ra, chúng ta hãy giúp đỡ chính mình bằng cách dẹp nỗi lo qua một bên và tiến bước. Dale Carnegie đã đề cập tới nguyên tắc này như là yêu cầu “lệnh bán tự động” (stop-loss order) trong tình huống căng thẳng, giống như nhà đầu tư có thể áp dụng nó để bán cổ phiếu nhằm cắt lỗ. Chắc chắn rằng đôi khi chúng ta sẽ gặp trở ngại. Khi đó, hãy “cắt lỗ” và tiếp tục đi tới.

Hãy là chính mình

Thông thường, khi cảm thấy không chắc chắn, chúng ta bắt đầu bắt chước người khác. Đó là khi chúng ta đối mặt với một loạt sự kiện không may xảy ra. Tuy nhiên, chúng ta không thể là người khác. Chúng ta không thể hiểu sếp theo cách giống như hiểu cộng sự của mình. Chúng ta không thể giành được một thương vụ giống như sếp đã làm vào năm ngoái. Thay vì vậy, hãy xem xét cách người khác xử lý tình huống và biến nó thành bản năng của mình. Hãy lắng nghe lời khuyên, nhưng cần vận dụng nó theo cách hợp lý đối với chúng ta. Chúng ta nên vượt trội trong khi là chính mình. Hãy phân tích sai lầm và tự phê bình theo cách mang tính xây dựng. Hãy cố gắng tìm hiểu tại sao chúng ta mắc lỗi và sau đó đưa ra kế hoạch để khắc phục sự cố. Để giảm căng thẳng, chúng ta nên kiểm tra lại chất lượng cuộc sống của mình. Chúng ta không phải leo lên đỉnh của từng ngọn núi. Và nếu không muốn một công việc có áp lực cao, thì chúng ta nên tìm kiếm công việc khác với ít áp lực hơn.

Khối lượng công việc hợp lý

Đảm nhận nhiều công việc vượt quá khả năng của mình chắc chắn sẽ gây nhiều áp lực, căng thẳng. Nếu cảm thấy sếp đòi hỏi quá nhiều và phi lý, hãy thảo luận vấn đề này với sếp và cố gắng đạt tới một giải pháp hợp lý.

Hài lòng với điều mình có

Chúng ta nên hài lòng với những gì mình đã có. Trong thế giới đầy rẫy chiến sự, nạn đói, bệnh tật, thảm họa thiên nhiên, sự thất bại trong công việc không phải là chuyện quá nghiêm trọng. Hãy giữ một danh sách những điều may mắn của chúng ta trong túi xách hoặc bóp tiền, trong đó có gia đình, bạn bè, sức khỏe, tài năng của mình… Khi cảm thấy bị áp lực, căng thẳng hoặc thất bại, hãy lấy nó ra xem và cảm ơn cuộc đời vì đã may mắn có được các món quà vô giá này và những lợi thế khác. Trong quá khứ, có những lúc chúng ta đã thành công. Chúng ta sẽ không cảm thấy tốt hơn khi chú ý quá nhiều vào những việc tồi tệ hoặc những thứ mà mình không có.

Đánh giá cao người khác

Một cách khác nữa để giảm căng thẳng là hãy quan tâm tới người khác, thay vì chỉ nghĩ tới mình. Khi bị áp lực đè nặng, hãy tạm dừng công việc, nói chuyện và bày tỏ sự cảm kích các cộng sự của mình. Đôi khi chúng ta thật sự không đánh giá cao ai đó trong công sở vì họ cũng như chúng ta nên không có gì đặc biệt. Tuy nhiên, sự đa dạng về kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm, cách làm việc giữa các nhân viên làm cho nơi làm việc trở nên hứng thú và sinh động hơn. Hãy đánh giá cao những sở trường độc đáo của người khác. Chúng ta sẽ thảo luận chi tiết hơn vấn đề này trong Chương 7 và 8.

Giữ thói quen làm việc tốt

Việc giữ thói quen làm việc tốt giúp chúng ta dễ tập trung vào những vấn đề quan trọng, đòi hỏi sự chú ý. Dọn dẹp bàn làm việc gọn gàng và chỉ để lại những giấy tờ, tài liệu liên quan tới vấn đề trước mắt. Sau đó, hãy làm một danh sách công việc mỗi buổi sáng, bao gồm các hoạt động ưu tiên trong ngày đó với những nhiệm vụ quan trọng nhất ở trên cùng.

Khi trục trặc phát sinh, nếu có thể, hãy giải quyết nó ngay lập tức. Nếu chưa đủ dữ liệu để có thể quyết định, hãy hoãn nó cho tới một ngày cụ thể khi có đủ dữ liệu hoặc ủy quyền cho người khác thu thập đủ dữ liệu. Nguyên tắc này hướng tới một thói quen làm việc tốt khác. Thay vì tạm hoãn quyết định hay hành động, chúng ta vẫn có thể hứng thú bắt tay vào theo một hướng khác mà không phải mất thời gian chờ đợi. Do đó, chúng ta thấy công việc của mình vẫn có tiến triển tốt dù chúng ta đang bận hoặc chưa có đủ dữ liệu để giải quyết nó.

Khi đối mặt với những khó khăn trong công việc, chúng ta rất dễ sa lầy vào những tiểu tiết. Hãy nhìn vào bức tranh khái quát và đừng quá chú ý vào chuyện lặt vặt.

Bận rộn không có nghĩa là luôn làm đúng. Tất cả công việc đều cần được thực hiện tốt hoặc hoàn thành. Và để làm được điều đó, phải suy nghĩ cẩn thận, tiến hành có phương pháp, hoạch định đúng, có kiến thức và có mục đích rõ ràng, cũng như phải mất nhiều công sức. Làm cho có tức là không làm.

Thomas A. Edison, nhà phát minh

Ủy quyền

Một trường hợp thường gặp của một số nhà quản lý là nhảy vào thực hiện dự án khi thiếu nhân lực. Tuy nhiên, với tư cách là quản trị viên, trách nhiệm của chúng ta là bảo đảm sao cho dự án hoàn tất, mà không phải là thực hiện những việc chi tiết của nhân viên. Hãy xem xét công việc có thể dễ dàng chia sẻ với người khác và nếu thích hợp, hãy giao việc cho họ.

Thoải mái chấp nhận tình hình

Cho dù có cẩn thận chuẩn bị và lập kế hoạch đi nữa, chúng ta khó có thể tránh khỏi sơ sót, không đạt được mục tiêu hoặc người khác không đáp ứng được yêu cầu của chúng ta. Lúc đó, việc mất bình tĩnh trước những vấn đề không thể tránh khỏi chỉ làm tình hình càng thêm tồi tệ. Một thói quen hữu ích là “thoải mái chấp nhận tình hình” và bắt tay vào xử lý tình huống.

Đừng đem công việc về nhà

Trong phần trước của chương này, có những cách để thư giãn có thể áp dụng trong ngày làm việc của mình. Chúng ta cũng cần học cách thư giãn tại nhà. Công việc là quan trọng, nhưng sức khỏe và gia đình cũng quan trọng không kém. Chúng ta không thể nào làm việc tốt hoặc có cuộc sống vui vẻ trong tâm trạng nặng nề. Cần sắp xếp thời gian với gia đình. Cho dù công việc ở công sở như thế nào đi nữa, thời gian với gia đình vẫn ưu tiên hơn.

Giảm căng thẳng bằng cách giải quyết vấn đề

Khi vấn đề phát sinh ở công sở, chúng ta thường cảm thấy căng thẳng. Bằng cách tiếp cận vấn đề một cách thận trọng, chúng ta có thể giải quyết vấn đề và hạn chế gia tăng căng thẳng. Khi gặp trục trặc trong công việc, Dale Carnegie đề nghị phương pháp ba bước như sau:

• Thu thập tất cả sự việc.

• Cân nhắc kỹ càng và sau đó đưa ra quyết định.

• Khi đã có quyết định rồi, hãy hành động!

Ba bước trên kết hợp với nhau để hình thành một phương pháp toàn diện và có tổ chức nhằm giải quyết những tình huống trục trặc. Khi thu thập tất cả sự việc trước khi đi tới kết luận, chúng ta có đầy đủ cơ sở để đưa ra quyết định.

Khi phân tích cẩn thận và cân nhắc tất cả sự việc, chúng ta có thể đưa ra quyết định đáng tin cậy hơn và khi hành động nhanh hơn, chúng ta tiến lên phía trước.

Các trục trặc, sự cố chỉ là cơ hội trong quá trình làm việc.

Henry Kaiser, nhà tư bản công nghiệp

Đối với công việc điều hành, giải quyết trục trặc, sự cố là một phần quan trọng trong đó. Nhà quản lý cần xử lý nhiều vấn đề liên quan tới hoạt động, sản xuất, chất lượng, nhân sự và đôi khi là những việc liên quan tới tiếp thị và tài chính. Và các quản trị viên thường gặp và giải quyết những vấn đề tương tự như họ từng gặp trong quá khứ. Nếu sự cố phát sinh đòi hỏi nhiều thời gian để giải quyết; do đó, kinh nghiệm đối với những vấn đề tương tự trước đây sẽ giúp ích cho họ. Cách xử lý trước đây sẽ có khả năng thích hợp cho trường hợp hiện tại.

Tuy nhiên, giải pháp từng áp dụng trước đây không phải lúc nào cũng cho kết quả tích cực. Lý do là mặc dù vấn đề có vẻ giống như trước, nhưng hoàn cảnh hoàn toàn khác. Để tránh tình trạng này, hãy nghiên cứu chính xác vấn đề là gì trước khi xử lý nó.

Thu thập tất cả sự việc

Một hãng chế tạo tủ lạnh nọ đã mất nhiều thị phần vào tay đối thủ. Trong quá khứ, khi thị phần sụt giảm, lý do để giải thích là đối thủ gia tăng quảng cáo và giải pháp đối với họ là cũng gia tăng việc quảng cáo. Bằng cách áp dụng kinh nghiệm này, đội ngũ nhân viên của hãng đã tung ra chiến dịch quảng cáo mạnh mẽ nhằm vực dậy tình hình doanh số giảm sút. Tuy nhiên, lần này họ rất ngạc nhiên khi chiến dịch quảng cáo đã vô ích và trên thực tế, thị phần của họ tiếp tục sụt giảm.

Nghiên cứu cho thấy lần này đối thủ của họ đã không tiến hành quảng cáo gì quá đặc biệt, nhưng họ đã gia tăng lợi nhuận cho những nhà bán lẻ. Điều này làm các nhà bán lẻ nhiệt tình bán sản phẩm của đối thủ, thậm chí dù khách hàng có tới xem sản phẩm của họ nhiều hơn do đẩy mạnh hoạt động quảng cáo. Như vậy, họ đã xử lý vấn đề một cách sai lầm. Hãy nghiên cứu kỹ vấn đề vì nó có thể không giống như trước đây.

Thông thường, khi tìm hiểu nguyên nhân của trục trặc, chúng ta chỉ thấy phần nổi của tảng băng và vấn đề thì nằm sâu ở bên dưới. Khi nổi mề đay gây ngứa ngáy, bác sĩ da liễu cho kê đơn thuốc sáp để xức lên người. Kết quả là mề đay biến mất và hết ngứa ngáy. Chúng ta nghĩ rằng mình đã giải quyết được vấn đề. Nhưng hai tuần sau, nó tái phát. Điều gì đã xảy ra? Vị bác sĩ đó đã xử lý triệu chứng – mề đay. Thật vậy, mề đay là vấn đề đối với chúng ta, nhưng nó không phải là nguyên nhân thật sự, mà có thể là dị ứng hoặc một tình trạng y khoa nào khác. Trong công việc, để tìm ra nguyên nhân thật sự của vấn đề, chúng ta cần nhìn vào những nhân tố quyết định gây ra sự cố. Điều này đòi hỏi phải nghiên cứu và phân tích vấn đề thật cẩn thận.

Tôi nghiệm ra rằng không chỉ đánh giá sự thành công bằng vị trí người ta vươn tới trong đời, mà còn bằng những trở ngại mà họ đã vượt qua được.

Booker T. Washington, nhà giáo dục và tác giả

Thông thường, khi đối mặt với trục trặc, chúng ta có thể nghĩ ra một giải pháp tức thời và bắt tay ngay. Do giải pháp đó xuất hiện bất ngờ, nó không có nghĩa là giải pháp tối ưu. Do đó, hãy cân nhắc nhiều giải pháp khả dĩ trước khi chọn ra giải pháp cuối cùng.

Hãy có thái độ cởi mở. Tham khảo ý kiến của những người có kinh nghiệm với vấn đề đó, đặc biệt là những cộng sự từng gặp phải và giải quyết nó. Hãy gọi điện thoại cho những chuyên gia trong công ty (hoặc bên ngoài công ty nếu thích hợp) nhằm tiếp nhận kinh nghiệm và kiến thức của họ. Hãy sáng tạo – chúng ta thường có óc sáng tạo mà mình không biết. Bằng cách tận dụng sức mạnh tiềm ẩn này, chúng ta có thể khám phá những ý tưởng sáng tạo để có thể giải quyết vấn đề của mình.

Cân nhắc kỹ càng và sau đó đưa ra quyết định

Một khi đã có những lựa chọn, hãy cân nhắc tất cả yếu tố và quyết định giải pháp nào là tốt nhất. Để làm được điều này, cần nghiên cứu sự cố kỹ càng và giả sử sự cố đã giải quyết xong, cần xác định giải pháp được chọn phải được thực hiện đến cùng.

Hãy liệt kê những yếu tố ưu tiên cho giải pháp. Nó có thể là chi phí tối đa, thời gian, nhân sự và các nguồn lực khác. Sau đó, liệt kê những yếu tố không ưu tiên, nhưng sẽ làm cho giải pháp tốt hơn. Chúng ta hãy khảo sát ví dụ sau đây:

Khi cơ sở dịch vụ làm tóc New Wave Hairdressers đang tìm địa điểm mới, họ liệt kê nhiều yếu tố ưu tiên để cân nhắc:

• Địa điểm mới phải ở trong khu mua sắm sầm uất.

• Rộng từ 650m 2 trở lên.

• Tiền thuê hàng tháng không nhiều hơn “x” USD.

• Có thể thuê trong sáu tháng tới.

Những yếu tố không ưu tiên, nhưng giúp giải pháp có lợi hơn:

• Với số tiền thuê đó, địa điểm rộng khoảng 800m 2 thì tốt.

• Chủ nhà sẽ thanh toán chi phí tu bổ, trang trí.

• Không có các cơ sở làm tóc khác trong khu vực đó.

• Có một số cửa hiệu thời trang cao cấp trong khu mua sắm này.

New Wave Hairdressers sẽ cân nhắc chọn địa điểm mới nếu thỏa mãn tất cả yếu tố ưu tiên. Sau đó, khi xem xét những yếu tố bổ sung, họ có thể xác định địa điểm nào là tốt nhất đối với mình.

Khi đã có quyết định rồi, hãy hành động!

Một khi đã quyết định, hãy bắt tay ngay. Với giải pháp này, cần giao nhiệm vụ cho mỗi người tham gia, cần phân bổ các nguồn lực và bắt đầu hành động. Với tư cách là quản trị viên, chúng ta cần là người đi đầu. Nếu có một số thành viên không nhiệt tình, chúng ta nên cho họ thấy được những lợi ích của họ. Hãy sẵn sàng giải thích và trợ giúp cho mọi người, cần chứng minh nếu thấy thích hợp, để họ hiểu cần phải làm gì.

Đôi khi, chúng ta gặp vấn đề phức tạp tới mức đòi hỏi công ty phải đích thân can thiệp trong một khoảng thời gian mới có thể giải quyết (chẳng hạn di chuyển tới địa điểm mới). Nếu giải pháp đưa ra là vô hiệu, sẽ có ít khả năng khắc phục hậu quả. Do đó, trong những tình huống như vậy, cần cân nhắc vấn đề thật kỹ càng và chu đáo. Thật may mắn, những vấn đề mà các nhà quản lý gặp hầu như đều có thể thay đổi, điều chỉnh và xem xét lại nếu thấy nó không hiệu quả.

Khi đưa ra một giải pháp, hãy tự hỏi: “Bao lâu thì có thể xác định được giải pháp này là có hiệu quả?”. Sau đó, hãy theo dõi nó. Trong quá trình này, cần đánh giá các kết quả, và nếu chưa giải quyết được vấn đề, hãy bỏ qua giải pháp đó và chọn một giải pháp khác. Không có lý do nào cứ bám vào một giải pháp vô hiệu khi còn có những giải pháp khả dĩ khác.

Giảm căng thẳng bằng cách kiểm soát thời gian

Khi được hỏi điều gì khiến người ta bị áp lực, một trong những câu trả lời là: “Không có đủ thời gian để giải quyết chuyện cần làm”. Khi quản lý thời gian tốt hơn, chúng ta có thể giảm thiểu áp lực và làm việc hiệu quả hơn.

Thời gian là thứ chúng ta cần nhất, nhưng lại sử dụng nó không đúng nhất .

William Penn, thương gia bất động sản và triết gia

Trước đó, chúng ta đã cẩn thận lên kế hoạch và sắp xếp mọi thứ ổn thỏa cho công việc trong ngày. Nhưng giờ đây, ngày làm việc kết thúc và chỉ thực hiện được một phần kế hoạch mà thôi. Vậy thời gian đi đâu rồi?

Có thể ban đầu chúng ta toàn tâm toàn ý với công việc, nhưng chẳng bao lâu sau khi bắt đầu, một số trở ngại phát sinh, làm gián đoạn công việc và làm mất nhiều thời gian. Sau đây là một số trở ngại và cách giảm thiểu tác hại của nó.

Máy tính

Nếu làm việc tại bàn, chắc chắn rằng máy tính sẽ ở trước mặt chúng ta cả ngày. Điều này có nghĩa là chúng ta thường xuyên nhận e-mail, truy cập Internet và các mạng xã hội mà chúng ta đang sử dụng. Đây là những việc chiếm nhiều thời gian quý báu. (Dĩ nhiên, công ty không thích chúng ta dành thời gian làm việc để mua sắm trên mạng, gửi/ nhận e-mail cá nhân và truy cập Facebook. Nếu cần phải như vậy, hãy thực hiện vào giờ nghỉ.)

Ngày nay, gần như tất cả việc liên lạc đều có thể diễn ra trên mạng. Khi thường xuyên đọc e-mail hoặc những việc tương tự, công việc của chúng ta sẽ bị gián đoạn, kéo theo năng suất sụt giảm và cũng mất thời gian để tái tập trung, quay lại công việc đang làm dang dở.

Chúng tôi khuyên bạn nên đọc e-mail và tin nhắn vào những khoảng thời gian được ấn định trước, hơn là vừa làm việc, vừa đọc/ gửi e-mail. Nếu được như vậy, không những chúng ta sớm hoàn thành công việc (và giảm được căng thẳng), mà còn kiểm soát được thời gian của mình. Nhiều người cho rằng những công việc đòi hỏi sự phản ứng kịp thời trước các yêu cầu (chẳng hạn như ở bộ phận dịch vụ khách hàng) sẽ gây áp lực nhiều hơn những công việc khác. Do đó, khi làm việc tại những bộ phận như vậy, nếu chương trình e-mail cứ phát ra tín hiệu âm thanh lúc có e-mail mới, bạn hãy nhờ nhân viên kỹ thuật tắt chức năng này. Những việc tuy nhỏ, như tiết kiệm thời gian đọc và trả lời e-mail, có thể góp phần làm giảm áp lực mỗi ngày ở công sở.

Điện thoại

Chúng ta đang ngồi mải mê làm việc và tiếng điện thoại reo. Đó là cộng sự của chúng ta nói chuyện về công việc. Nhưng có phải họ đi thẳng vào vấn đề công việc? Không hẳn vậy. Họ có thể nói một chút về chuyện thời tiết, hoạt động cuối tuần hoặc việc đi nghỉ phép trước khi bắt đầu đề cập tới công việc. Mặc dù ngày nay điện thoại cố định có thể không còn được dùng thường xuyên như trước đây, nhưng những cuộc gọi điện thoại này cũng làm mất thời gian làm việc. Nếu người ta chỉ chú ý vào công việc trước mắt, thời gian cho những cuộc gọi sẽ giảm đi đáng kể. Tuy nhiên, nếu cấm hoàn toàn tất cả những chuyện tán gẫu, thì điều đó cũng chưa hẳn là tốt. Một cuộc nói chuyện ngắn có thể giúp làm mối quan hệ giữa hai hay nhiều người trở nên thân thiết hơn, giúp môi trường làm việc vui vẻ hơn và củng cố sự hợp tác cũng như tinh thần làm việc theo nhóm. Điều đó có thể thích hợp trong việc giao tiếp, tuy nhiên, hãy nói ngắn gọn. Nếu người gọi điện thoại nói dài dòng, lê thê với những chuyện không liên quan tới công việc, bạn hãy lịch sự nói: “Tôi thích nghe nhiều về chuyện đó, nhưng hiện tôi phải làm việc cho kịp thời hạn” và sau đó chuyển sang đề tài về công việc.

Khi chúng ta gọi điện thoại, một trong những chuyện làm mất thời gian là chờ người đó đang trả lời một cú điện thoại khác. Trừ phi vấn đề của chúng ta là khẩn cấp, hãy để lại lời nhắn ngắn gọn trên hộp thư thoại về vấn đề cần bàn và đề nghị họ gọi lại, hồi âm bằng e-mail hoặc gặp mặt trực tiếp để giải quyết.

Nếu thấy cần thiết phải chờ, hãy dành hai, ba, năm phút hoặc nhiều hơn để chờ một cách hữu ích. Tức là trong khi đó, chúng ta có thể tranh thủ giải quyết một việc khác như một công việc văn phòng nào đó, sắp xếp lại giấy tờ, hồ sơ, đọc lướt thư hoặc e-mail… Đối với một người có nhiều cuộc gọi trong ngày – giả sử có mười cuộc gọi, việc tận dụng chỉ ba phút trong thời gian chờ cho mỗi lần, chúng ta sẽ có thêm nửa giờ hữu ích cho mỗi ngày.

Tiếp khách

Từ bàn làm việc, chúng ta nhìn lên thấy Loquacious Lou đang đứng trước cửa phòng. Chúng ta không có thời gian nghe anh ta kể lể những chuyện bực mình của mình. Vì vậy, không nhất thiết phải mời Lou vào. Hãy đứng dậy, đi thẳng tới để ngăn anh ta bước vào bàn tiếp khách và đứng đó nói chuyện với Lou. Trên thực tế, người ta có khuynh hướng nói ngắn gọn hơn khi phải đứng so với lúc ngồi. Nếu câu chuyện của anh ta là quan trọng và liên quan tới công việc, chúng ta có thể mời Lou ngồi. Nếu không, khéo léo tiễn anh ta ra cửa.

Marge, một cây bút tự do, làm việc tại nhà. Cứ mỗi sáng, một người hàng xóm ghé nhà tán gẫu một chút với cô. Marge không có thời gian cho những chuyện không quan trọng. Mặc dù cũng thích có bạn bè cho vui, nhưng Marge nhận thấy rằng trừ phi chấm dứt tiếp họ, cô không thể nào hoàn tất những công trình của mình. Với cách nói chuyện khéo léo, Marge giải thích cho họ hiểu mà không làm tổn thương tình bạn. Người ta đều biết rằng thời gian là có giới hạn, nhưng lại hay quên về điều này, nên đôi khi cần nhắc nhở họ và chúng ta sử dụng thời gian của mình sao cho tối ưu.

Công việc giấy tờ

Mặc dù ngày nay, việc truyền thông và tài liệu điện tử đã thay thế nhiều loại giấy tờ, nhưng chúng ta vẫn còn dành thời gian cho nó. Hãy cố gắng xử lý giấy tờ trong thời gian ngắn nhất có thể và thường chỉ cần một lần là đủ. Dùng thiết bị để quét (scan) hoặc chụp lại giấy tờ đó. Hãy bỏ đi nếu không có lý do để giữ nó lại. Cần dành thời gian để xử lý một số giấy tờ đã tới bàn làm việc của chúng ta. Nếu cần thiết và thích hợp, hãy giải quyết nó ngay. Thông thường, có thể trả lời ngay các giấy báo luân chuyển giữa các văn phòng bằng cách trả lời ở phần cuối trang giấy, tiết kiệm thời gian so với cách hồi âm mang tính chuẩn mực.

Khi đọc thư từ đòi hỏi phải có hành động tương ứng, hãy ghi lên lá thư đó hoặc một tờ giấy đính kèm về việc cần làm, chẳng hạn cần hỏi ai thông tin gì, hoặc cần hồi âm cho ai đó… Nhờ vậy, chúng ta không phải mất thời gian đọc lại toàn bộ lá thư đó khi bắt tay vào hành động.

Khi đọc các báo cáo, hãy đọc phần tóm lược trước. Thông thường, không nhất thiết phải đọc toàn bộ bản báo cáo này. Sau đó, chúng ta có thể đọc tới những thông tin cần thiết nhằm tiết kiệm thời gian khi không phải đọc những chi tiết mà chúng ta không quan tâm.

Thủ tục giấy tờ không cần thiết

Trong nhiều cơ quan, tổ chức, người ta mất không ít thời gian cho việc điền vào các biểu mẫu, sao chép tài liệu, lưu giữ hồ sơ…

Robinson Wyler, phó chủ tịch phụ trách các giao dịch từ xa của một ngân hàng ở California, Mỹ, đang đi ngang qua một phòng giao dịch của họ. Ông nhận thấy rằng một nữ nhân viên ở đây đang bận điền vào một biểu mẫu in trên giấy màu hồng. Ông hỏi cô ấy: “Cô không biết rằng thông tin trên biểu mẫu này hiện giờ đã có trên máy tính rồi và không còn cần thiết sử dụng nó nữa hay sao?”. Cô ấy tỏ vẻ bối rối: “Dĩ nhiên tôi biết dữ liệu này có trong máy tính vì tôi đã nhập dữ liệu đó mà. Nhưng không có ai nói rằng không nên sử dụng biểu mẫu này nữa.”

Sau đó, người ta đã tiến hành điều tra và phát hiện ra rằng mặc dù thông tin đó đã nhập vào máy tính… một năm trước đây, nhưng không có ai thông báo về việc không sử dụng biểu mẫu đó nữa. Trên thực tế, nhiều công ty vẫn tiếp tục sử dụng những biểu mẫu không còn cần thiết và gây lãng phí về thời gian, tiền bạc, cũng như công sức bởi vì không có thông báo chính thức về việc ngưng sử dụng nó.

Cần xem xét định kỳ các mẫu báo cáo, thư in sẵn hoặc một số tài liệu in khác vốn đang được lưu hành trong công ty. Vậy khi nào thì nên tiến hành xem xét? Tối thiểu là không quá hai năm. Khi có thay đổi trong công ty, chẳng hạn khi giới thiệu phương pháp, quy trình hoặc trang thiết bị mới, cần xem xét lại chúng ngay khi áp dụng phương pháp, quy trình hoặc trang thiết bị đó được một thời gian đủ để có thể đánh giá. Một khoảng thời gian khác để xem xét lại giá trị sử dụng của biểu mẫu hoặc tài liệu tương tự là khi đặt mua nó. Nếu ngân hàng nói trên áp dụng cách này vào lúc lên kế hoạch in lại, người ta đã phát hiện được sự việc lỗi thời này.

Cần xem lại thư in sẵn cũng như các mẫu báo cáo và những tài liệu in khác. Nếu thư in sẵn quá tổng quát và không đáp ứng cụ thể vấn đề cần giải quyết, hãy điều chỉnh lại. Xin nhớ rằng hình ảnh của công ty chúng ta sẽ được người nhận đánh giá qua bức thư này.

Nếu tất cả biểu mẫu, hệ thống, mẫu báo cáo và thư in sẵn được xem xét định kỳ, chúng ta tiết kiệm được nhiều thời gian do đã bỏ đi những việc không cần thiết. Bên cạnh đó, nhân viên còn dành được nhiều thời gian và sức lực hơn cho những vấn đề thật sự quan trọng nhằm đạt được mục tiêu mà chúng ta và cơ quan, tổ chức mong muốn.

Khi không quản lý được thời gian của mình, chúng ta không thể quản lý bất cứ thứ gì khác.

Peter Drucker, tư vấn viên và tác giả

Sự việc bất ngờ

Trong mỗi công việc, những chuyện bất ngờ đều có thể xảy ra, có thể là máy tính hoặc những máy móc khác bị hư, sếp có dự án đặc biệt, một trục trặc xảy ra, hỏa hoạn ập tới… Chúng ta biết những chuyện này có thể xảy ra, nhưng không biết khi nào và xảy ra chính xác như thế nào.

Để tránh rơi vào tình trạng bị động, hãy lên kế hoạch dự phòng cho những tình huống bất ngờ. Bằng cách phân tích hoạt động của mình trong một khoảng thời gian, chúng ta có thể xác định được mỗi ngày có bao nhiêu giờ dành cho những chuyện bất ngờ. Chẳng hạn, trong một ngày làm việc tám giờ, nếu dành hai giờ cho những chuyện bất ngờ này, thì chúng ta chỉ hoạch định thời gian cho sáu giờ làm việc chính thức. Và khi chuyện bất ngờ xảy ra, chúng ta có đủ thời gian để xử lý chúng.

Rất khó để chúng ta có thể lên kế hoạch chính xác cho một ngày và thực hiện đúng như đã dự tính. Chuyện bất ngờ thường xuyên xảy ra và làm ảnh hưởng tới kế hoạch của mình. Nhưng khi nhận diện được những vấn đề này, chúng ta có thể giảm thiểu việc mất những giây phút đáng quý và tận dụng hầu hết thời gian của mình.

Sự thay đổi tạo ra cơ hội

Khi bị áp lực, căng thẳng, hãy cố gắng vượt qua bằng cách suy nghĩ về niềm hy vọng, sự can đảm, sức khỏe và sự bình an. Khi bình tâm, chúng ta có thể vượt qua những tình huống khó khăn và thái độ tích cực này góp phần làm bạn bè và cộng sự quý mến, tôn trọng chúng ta.

Như đã đề cập trong phần trước của chương này, căng thẳng không phải lúc nào cũng là vấn đề tiêu cực. Quá trình thay đổi trong cơ quan, tổ chức có thể gây ra áp lực cho chúng ta, nhưng nó cũng tạo ra những khoảnh khắc đáng nhớ trong cuộc đời. Nó tạo ra cơ hội để tái đánh giá công việc và nghề nghiệp của chúng ta. Sự thay đổi có thể khuyến khích chúng ta suy nghĩ lại về những mục tiêu của mình và tiến tới hoàn thành chúng.

• Tóm tắt

• Hầu hết chúng ta đều cảm nhận áp lực, căng thẳng gia tăng khi có thay đổi trong công việc của mình.

• Có thể đương đầu với tình hình đầy áp lực bằng cách áp dụng một hoặc nhiều công cụ làm giảm căng thẳng được liệt kê bằng các mẫu tự “S-T-R-E-S-S”.

- Self-Awareness (Tự nhận thức)

- Tender Loving Care (Việc chăm sóc bản thân là quan trọng đối với sức khỏe và những người có sức khỏe tốt thì ít có khả năng bị căng thẳng.)

- Relaxation (Thư giãn)

- Exercise (Tập thể dục)

- Sense of Humor (Óc hài hước)

- Seek Help from Others (Nhờ người khác giúp đỡ. Đôi khi căng thẳng quá lớn và chúng ta không thể tự mình chế ngự được. Các tư vấn viên chuyên nghiệp, những chuyên gia trong lĩnh vực đặc biệt và các tu sĩ là những người có thể đưa ra lời khuyên hữu ích cho chúng ta.)

• Thay vì lo lắng chúng ta sẽ gặp khó khăn trong quá trình thay đổi sắp tới, hãy kiềm chế và vượt qua nó.

• Để giải quyết vấn đề của mình, hãy áp dụng phương pháp của Dale Carnegie:

o Thu thập tất cả sự việc.

o Cân nhắc kỹ càng và sau đó đưa ra quyết định.

o Khi đã có quyết định rồi, hãy hành động!

• Khi được hỏi điều gì khiến người ta bị áp lực, một trong những câu trả lời là: “Không có đủ thời gian để giải quyết chuyện cần làm”. Khi quản lý thời gian tốt hơn, chúng ta có thể giảm thiểu vấn đề này.

• Khi bị áp lực, căng thẳng, hãy cố gắng vượt qua bằng cách suy nghĩ về niềm hy vọng, sự can đảm, sức khỏe và sự bình an.

• Hãy cố gắng xem sự thay đổi chính là cơ hội cho chúng ta.

[2] Là môn thể thao được chơi với vợt và trái banh cao su rỗng. Nó có nét tương đồng với quần vợt và bóng quần (squash) – Chú thích của người dịch.